Recomendaciones para llevar su contabilidad electronica con el SAT

En los últimos años el sistema fiscal en México ha cambiado vertiginosamente, desde la llegada de las facturas electrónicas. Estos cambios han beneficiado a los empresarios y personas físicas con actividades comerciales permitiéndoles llevar una contabilidad electrónica que mejora significativamente el control sobre los ingresos, egresos y el pago de impuestos.

Aunque en los últimos meses, los cambios en las facturas han hecho que muchos contribuyentes se confundan, puesto que los cambios en el CFDI no han terminado de entenderse. Así como las modificaciones a los archivos XML y en la contabilidad. Hoy en día muchas empresas y personas física se hacen las preguntas ¿Quiénes deben entregarla?, ¿Qué debe incluir?, ¿Cuándo y cómo se envía? y ¿Qué archivos presentar?

Si bien, con la contabilidad en línea se ha conseguido un sistema de gestión de la contabilidad que es más estructurado y claro, el cual se puede presentar mediante una declaración informativa desde medios digitales; aún son muchas las personas que no saben cómo llevarla o que información deben darles a sus contadores. Lo que termina por generar retrasos y fallos en la contabilidad.

¿En qué consiste la contabilidad electrónica?

Este tipo de contabilidad consiste en llevar los registros y todas las actividades contables en medios electrónicos. En las empresas se suelen utilizar softwares contables que permiten una adecuada gestión de todos los egresos e ingresos. De forma mensual se deben enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuenta con el código agrupador del SAT a través de la página de la Secretaría, para reportar su balance fiscal. Aunque esto no exenta el presentar la declaración anual. Para enviar la contabilidad al SAT su contador o ustedes necesitan:

• Firma electrónica vigente (FIEL).
• Archivos XML (facturas electrónicas) comprimidos en un archivo ZIP, con nomenclatura establecida.
• Acceso a internet para realizar el envío.
• Entrar desde el portal web del SAT al Buzón Tributario.
• Enviar los archivos de Catálogo de cuentas, Balanza de comprobación e información de pólizas y auxiliares.

Una vez que han enviado el archivo recibirán un acuse de recepción, que posteriormente pueden verificar en la consulta de acuses para obtener el acuse definitivo de aceptación o rechazo.

¿Por qué usar un sistema de contabilidad electrónica?

El departamento contable es uno de los más importantes en las empresas, puesto que controla los ingresos y egresos de capital y permite su adecuada administración. Los sistemas de contabilidad electrónicos son programas que les permitirán sistematizar y simplificar todas las tareas contables, ya sea de manera personas, en una empresa con varios departamentos y ubicadas, hasta en un pequeño negocio que apenas inicia operaciones.

Son de especial ayuda tanto si tienen un conocimiento de contabilidad básico o si cuenta con un departamento especializado, porque les permitirá llevar todos sus registros contables y tener al día sus obligaciones discales de una manera sencilla y sin tener que invertir mucho tiempo o dinero.

Desde que las facturas electrónicas son obligatorias en México y la única forma valida de emitir un comprobante fiscal, y con los cambios que ésta ha tenido en los últimos años hasta llegar a la última versión que entró en vigor en 2017, es cada vez más importante contar con un sistema que respalde sus actividades y registros contables, creando un modelo homogéneo de contabilidad en toda su empresa. Si aún no están convencido de por qué es necesario contar con uno, a continuación, les daremos algunas razones:

• Los programas y sistemas contables almacenan toda la información contable que se conforma de datos sensibles que deben resguardarse para que no caigan en manos de quien no debe o puedan ser vistos por personal no autorizado. Con un sistema de contabilidad podrán garantizar que sólo ustedes o a quien designen tendrán acceso a esa información. Ya que no será necesario hacer copias de seguridad y correr el riesgo de que se traspapelen o pierdan.
• Con todas las actividades que se realizan diariamente en las empresas, las personas pueden requerir acceso en cualquier momento y lugar de información contable. Por ello es necesario contar con recursos que puedan estar disponibles en cualquier momento y desde cualquier sitio con acceso. Son los sistemas contables ya no tendrán que esperar a estar en la oficina de su contador para revisar detalles o realizar alguna operación, ya que al ser un sistema en línea podrán tener acceso prácticamente desde cualquier dispositivo con conexión a internet o si quieren aumentar la seguridad, desde una VPN empresarial.
• Costos bajos. Comparado con los servicios de un despacho contable o un contador particular que lleve el control total de su contabilidad, el adquirir un sistema de contabilidad electrónica implica una menor inversión, por lo que podrán limitar el servicio de estos profesionales, aunque no significa que deberán prescindir de ellos. Además, estos sistemas ofrecen asesorías y cuentan con recursos de apoyo por lo que no tendrán que preocuparte en aprender a usarlos desde cero, ya que también se caracterizan por ser muy intuitivos y amigables con los usuarios. Dependiendo el tipo de sistema puede incluir actualizaciones para siempre estar al día con las últimas regulaciones fiscales.
• Integración de herramientas. Estos sistemas se caracterizan por su versatilidad y pueden adaptarse a necesidades específicas de cada empresa o persona, por lo tanto, podrán integrarse a otros sistemas con los que tan cuentes, como los de gestión administrativa.
• Personalización. Al poder adaptarse a cualquier otro software y también pueden personalizarse tanto como haga falta. Se pueden habilitar las funciones que más se necesitan e incluso mantener la imagen de la empresa a través del uso de logos, colores, eslóganes, entre otros elementos.

La mejor solución para migrar a este tipo de sistemas de una manera sencilla y económica es contratar un  Servicio Especializado del Proceso de Nómina de contabilidad que los ayude con el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. El servicio más confiable y efectivo lo encontrarán en Nomitek. Contamos con un modelo socialmente responsable y un equipo de especialistas capacitado para ayudarlos a desarrollar las mejores estrategias para su empresa. Para conocer más sobre nuestras soluciones en contabilidad electrónica pueden comunicarse con nosotros vía telefónica o por correo electrónico, donde con gusto los atenderemos.