Servicio de timbrado de nómina
Como sabemos, a partir 2014 existen grandes cambios en lo que respecta al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI por sus siglas), así como en su obligatoriedad para poder deducir todos los gastos por concepto de nómina; de tal forma que cada pago que se realice por concepto de nómina tendrá que estar amparado por un servicio de timbrado de nómina.
servicio de timbrado de nómina
Es importante mencionar que, en materia fiscal, el artículo 94 de la Ley del Impuesto sobre la Renta contempla la figura de ingresos que sin ser sueldos o salarios, es decir, sin ser ingresos derivados de la prestación de un servicio personal subordinado, pueden, exclusivamente para efectos fiscales, asimilarse en su tratamiento tributario con el de los asalariados.
Deducibilidad de los Comprobantes Fiscales Digitales de Nómina
Se considera que los contribuyentes que expidan Comprobante Fiscal Digital por Internet por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores, tendrán por cumplidos los requisitos de deducibilidad de dichos comprobantes para efectos fiscales, al momento que se realice el pago de dichas remuneraciones y el servicio de timbrado de nómina, con independencia de la fecha en que se haya emitido el Comprobante o haya sido certificado por el proveedor de certificación del Comprobante autorizado.
En este sentido, si el Comprobante Fiscal Digital por Internet de nómina se encuentra emitido y timbrado dentro de los plazos señalados por la autoridad y cumple con todos los requisitos, el pago por dichos conceptos será completamente viable para su deducibilidad.
Con base en el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, en su artículo 43 indica que todas las erogaciones efectuadas por salarios pagados en efectivo podrán ser deducibles, siempre y cuando, además de cumplir con todos los requisitos que señalan las disposiciones fiscales para la deducibilidad de dicho concepto, se cumpla con la obligación inherente a la emisión del comprobante fiscal correspondiente por concepto de nómina.
Requisitos que deben cumplir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet de nómina
Según las reglas de comprobantes fiscales del Servicio de Administración Tributaria (SAT por sus siglas), los Comprobantes que se emitan por las remuneraciones que se efectúan por concepto de salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado, deberán cumplir con el complemento que el SAT publique en su página de Internet.
Plazo para cumplir con la Emisión de Comprobante Fiscal Digital por Internet de Nómina
En la fecha en que se paguen las remuneraciones o antes de realizar los pagos; posterior al pago efectivo tienes de tres a once días hábiles, según el número de trabajadores o asimilados a salarios que se tengan:
De uno a 50 trabajadores, tres días hábiles.
De 51 a 100 trabajadores, cinco días hábiles.
De 101 a 300 trabajadores, siete días hábiles.
De 301 a 500 trabajadores, nueve días hábiles.
Más de 500 trabajadores, once días hábiles.
Fecha de expedición del Comprobante Fiscal Digital por Internet
Considerando que, para los efectos del artículo 29, fracción IV del CFF, los proveedores de certificación de CFDI recibirán los comprobantes que envíen los contribuyentes, en los términos y mediante los procedimientos tecnológicos que se publiquen en la página de Internet del SAT en la sección de “Comprobantes Fiscales Digitales”.
Para que un CFDI sea certificado y se le asigne un folio, adicionalmente a lo que establece el artículo 29, fracción IV, inciso a) del CFF, los proveedores de certificación de CFDI validarán que el documento cumpla con lo siguiente:
- Que el periodo de tiempo entre la fecha de expedición del documento y la fecha en la que se pretende certificar no exceda de 72 horas o que dicho periodo sea menor a cero horas.
Entrega de Comprobante Fiscal Digital por Internet de Nómina
Los contribuyentes deberán entregar o enviar a sus trabajadores el formato electrónico XML de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet de Nómina. Quienes se encuentren imposibilitados para cumplir con esta disposición, deberán entregar una representación impresa del Comprobante Fiscal Digital por Internet a sus trabajadores. Es importante saber que los patrones están obligados a emitir Comprobante Fiscal Digital por Internet por los pagos de nómina a sus trabajadores y también hacerles llegar el XML y PDF (representación impresa), de su recibo de nómina.
Para estos casos se menciona cómo y a partir de cuándo se deben de hacer llegar los Recibos de Nomina Electrónicos a los trabajadores, considerando que para los efectos de los artículos 29, fracción V del CFF y 99, fracción III de la Ley del ISR, los contribuyentes entregarán o enviarán a sus trabajadores el formato electrónico XML de las remuneraciones cubiertas.
Dicha representación deberá contener por lo menos, los siguientes datos:
- Folio Fiscal
- RFC del empleador
- RFC del empleado
Los contribuyentes que pongan a disposición de sus trabajadores una página o dirección electrónica que les permita obtener la representación impresa del Comprobante Fiscal Digital por Internet, tendrán por cumplida la entrega de los mismos.
Los empleadores que no puedan realizar lo señalado en el párrafo que antecede, podrán entregar a sus trabajadores las representaciones impresas del Comprobante Fiscal Digital por Internet de forma semestral, dentro del mes inmediato posterior al término de cada semestre. Esta facilidad será aplicable siempre que al efecto se hayan emitido los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet correspondientes dentro de los plazos establecidos.
Proceso de Validación del CFDI de nómina
Para asegurarnos de que se cumpla con los requisitos de deducibilidad de los pagos hechos por nómina o conceptos asimilados, es importante verificar que la información reflejada en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet coincida con la información de la nómina y, además, que esta coincida con los registros contables.
A continuación se detallan las validaciones a realizar:
- Información General. Antes de emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, se debe verificar que se cuenta con la información general necesaria para poder generar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, como poder ser:
Nombre, RFC, CURP y NSS del trabajador
Nombre, RFC, Registro Patronal, Riesgo Puesto y lugar de expedición (del patrón)
- Revisión de Agrupadores.- Antes de emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet por concepto de nómina se debe confirmar que todos y cada uno de los conceptos de nómina se encuentran agrupados correctamente con base en el catálogo de conceptos para CFDI’s emitido por el SAT; ya que de no ser así, el Comprobante Fiscal Digital por Internet no será válido.
- Emisión del Comprobante Fiscal .- Se debe revisar que el total de Comprobantes Fiscales emitidos sea igual al número de trabajadores que se procesaron en la nómina
- Envío al PAC.- Verificar que la cantidad de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet enviados al PAC para su certificación (para lo que se requiere el servicio de timbrado de nómina), sea igual al número de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet emitidos.
- Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet – Confirmar que todos y cada uno de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet enviados al PAC hayan sido certificados, es decir, que todos los CFDI’s emitidos originalmente hayan sido timbrados y que, por cada uno de ellos, exista un archivo PDF y un archivo XML válido.
- Archivos PDF y XML.- Se debe revisar que los archivos PDF y XML del Comprobante Fiscal hayan sido generados correctamente, ya que en ocasiones estos archivos pueden contener omisiones o errores tales como: archivos en blanco o que la representación gráfica no contenga el código bidimensional, entre otros.
- TOTAL de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet VS Neto Nómina.- En este caso, debido a que el Neto de Nómina NO es un dato obligatorio en la representación gráfica de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, pero SI es obligatorio presentar el TOTAL del Comprobante Fiscal el cual se integra al considerar el total de percepciones (en dinero y en especie) menos el impuesto retenido, menos las demás deducciones; por tal razón, puede haber una variación entre el Neto de Nómina VS el TOTAL de la representación gráfica; principalmente, en las nóminas en las que se pagan conceptos en especie como vales de despensa, vales de gasolina, vales de restaurante, entre otros.
Esta revisión también implica que se hace la validación en cuanto a garantizar que cada Comprobante Fiscal contenga todos y cada uno de los conceptos de nómina y que estos se encuentren en los agrupadores de percepciones, deducciones o impuesto retenido, correspondientes.
- Envío por e-mail. Una vez que se realizaron todas las validaciones antes mencionadas, cuando el patrón (empresa) haya contratado el servicio del envío de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (vía e-mail), se deben revisar dos puntos:
- Antes de hacer el envío se debe revisar que TODOS los empleados cuenten con correo electrónico asignado.
- Verificar que cada empleado haya recibido única y exclusivamente el Comprobante Fiscal que le corresponde (archivo PDF y XML), en su cuenta de correo.
A continuación se presenta información referente al Comprobante Fiscal Digital por Internet de nómina, en su versión 1.2, el cual está vigente a partir del 1 de enero de 2017.
En el resolutivo de la Quinta Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal 2016, específicamente en el artículo cuarto transitorio, la autoridad fiscal establece lo siguiente:
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/normatividad/Documents/5aRMRMF_2016_13102016.pdf
En el siguiente vínculo se encuentran los documentos referentes al Comprobante Fiscal Digital por Internet de Nómina versión 1.2
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/complemento_nomina.aspx
1.- Estructura
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/Complementoscfdi/nomina12.xsd
2.- Catálogos del complemento de nómina.
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/Complementoscfdi/catCFDI_.xls
3.- Estándar
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/Complementoscfdi/nomina12.pdf
4.- Secuencia de cadena original
5.- Guía de llenado del complemento de nómina
Si busca una solución para el servicio de timbrado de nómina, en Nomitek podemos ayudarle. Contáctenos para más información.
