Elementos fundamentales para la nómina

El curso de nóminas CDMX como el que ofrecemos en Nomitek es una excelente opción para reducir los problemas derivados de errores de nómina, los que pueden suceder más rápido de lo que se piensa. Por un momento, piensen en los empleados para quienes el salario mensual es la única fuente de ingresos. Imaginen qué ocurre si el salario no se paga con precisión o si hay un retraso en la liberación del salario. Tales irregularidades pueden afectar la moral de los empleados y finalmente afectar la productividad del negocio.

Si bien es importante garantizar el pago preciso y oportuno del salario, también es fundamental cumplir con las diversas leyes y reglamentos, como la legislación laboral y otros requisitos legales. El incumplimiento de estas leyes puede traer graves consecuencias legales y financieras. Para asegurarse de que sus empleados estén contentos y que ustedes cumplan con la ley, deben tener una comprensión adecuada de lo que es la nómina y cómo ejecutarla de manera efectiva.

Conceptos básicos de la nómina

La nómina es una lista de empleados a quienes la empresa les paga; también se refiere a la cantidad total de dinero que el empleador paga a los empleados. Como función comercial, implica:

• Política de pago de la organización en desarrollo que incluye beneficios flexibles, política de cobro de licencias, etcétera
• Definición de componentes de recibo de sueldo como básico, pago variable e impuestos
• Recopilar otras entradas de nómina (por ejemplo, el proveedor de alimentos de la organización puede proporcionar información sobre la cantidad que se recuperará de los empleados por las comidas consumidas)
• El cálculo real del salario bruto, las deducciones legales y no legales y el ingreso neto
• Liberar el salario de los empleados
• Depositar cuotas con las autoridades apropiadas y presentar declaraciones

En resumen, podemos decir que el proceso de nómina implica llegar a lo que se debe a los empleados, también llamado «pago neto», después de ajustar los impuestos necesarios y otras deducciones.

¿Cuáles son las etapas para procesar la nómina?

Un encargado de nómina debe hacer una planificación cuidadosa, por eso se recomienda un curso de nóminas CDMX. Siempre hay tareas continuas que requieren atención y una necesidad constante de monitorear los cambios en las retenciones, la contribución a los fondos de la seguridad social, etc. Todo el proceso se puede dividir en tres etapas, actividades previas a la nómina, nómina real y posterior a la nómina.

Actividades previas a la nómina

• Definición de política de nómina

El monto neto por pagar se ve afectado por múltiples factores. En ese momento entran en juego las diversas políticas de la empresa, como la política de pago, la licencia y la política de beneficios, la política de asistencia, etc. Como primer paso, deben estar bien definidas y contar con la aprobación de la gerencia para garantizar el procesamiento estándar de la nómina.

• Recolección de entradas

El proceso de nómina implica interactuar con múltiples departamentos y personal. Puede haber información como datos de revisión salarial a mitad de año, datos de asistencia, etc. En organizaciones más pequeñas, estas entradas se reciben de una fuente consolidada o de menos equipos. Sin embargo, en una organización más grande, la tarea de recopilar datos puede parecer abrumadora. Si utilizas un software de nómina inteligente que tenga características integradas, como gestión de licencias y asistencia, portal de autoservicio para empleados, entre otros, el proceso de recolección de entradas no es un problema.

• Validación de entrada

Una vez que se reciben las entradas, deben verificar la validez de los datos relacionados con el cumplimiento de la política de la compañía, la autorización/aprobación, los formatos correctos, etc. También deben asegurarse de que no se pierda ningún empleado activo y que no se incluyan registros de empleados inactivos para pago de salario.

Proceso de nómina real

• Cálculo de nómina

En esta etapa, los datos de entrada validados se introducen en el sistema de nómina para el procesamiento real de la nómina. El resultado es el pago neto después de ajustar los impuestos necesarios y otras deducciones. Una vez que finaliza el proceso de nómina, siempre es una buena práctica conciliar los valores y verificar la precisión para evitar errores.

Proceso posterior a la nómina

• Cumplimiento legal

Todas las deducciones legales se deducen al momento de procesar la nómina. Luego, la empresa remite el monto a las respectivas agencias gubernamentales. La frecuencia puede variar según el tipo de las cuotas, después de pagarlas todas se presentan las declaraciones o informes.

Cálculo de la nómina

Cada organización mantiene un registro de todas sus transacciones financieras. El salario pagado es uno de los costos operativos significativos que debe informarse en los libros de cuentas. Como parte de la gestión de la nómina, es esencial verificar que todos los datos de salarios y reembolsos se introducen con precisión en el sistema de contabilidad electrónica.

Pagar

Pueden pagar el salario en efectivo, cheque o transferencia bancaria. Por lo general, las organizaciones brindan a los empleados una cuenta bancaria salarial. Una vez que completen la nómina, deben asegurarse de que la cuenta bancaria de la empresa tenga fondos suficientes para realizar el pago del salario. Luego, deben enviar una declaración de asesoría bancaria de salario a la sucursal en cuestión. Esta declaración se emite con detalles como identificación del empleado, número de cuenta bancaria, cantidad de salarios, etc. Si opta por un software de nómina que tiene un portal de autoservicio para empleados, pueden publicar fácilmente los recibos de sueldo y los empleados pueden iniciar sesión en su cuenta y acceder a las nóminas.

Informes

Una vez que completen la ejecución de la nómina para un mes en particular, el equipo de finanzas y alta gerencia puede solicitar informes tales como el costo de los empleados en función del departamento, el costo de los empleados en función de la ubicación, etc. Como funcionarios de la nómina, es su responsabilidad investigar los datos y extraer la información requerida, así como compartir los informes.

Desafíos en el manejo del proceso de gestión de nóminas

El proceso de nómina se vuelve desafiante debido a dos razones principales.

Requisito de permanencia legal

El incumplimiento de las leyes puede conducir a la imposición de multas, sanciones y, en el peor de los casos, incluso puede amenazar la existencia de la empresa. Hoy en día, existen algunos softwares avanzados de gestión de nómina que procesan automáticamente la nómina de conformidad con las leyes.

Dependencia de múltiples fuentes de entradas de nómina

Antes de que se pueda procesar la nómina, debe reunir todos los datos de fuentes como el registro de asistencia, el registro disponible de la instalación de transporte, los datos del equipo de recursos humanos, como la información de revisión salarial, entre otros particulares. Lo que lo convierte en un proceso complicado. Durante muchos años, los funcionarios de recursos humanos y de nómina administraron la nómina en las hojas de Excel, pero las hojas de Excel tienen problemas como la dependencia de las fórmulas para el cálculo del salario, la complejidad para agregar y eliminar empleados y otras limitaciones como la entrada manual de datos, la dificultad para extraer información, etc.

Existen varios métodos disponibles para la nómina de su negocio, una excelente herramienta para reducir errores y tener una mejor gestión es el curso de nóminas CDMX que ofrecemos en Nomitek. Para solicitar información detallada de este y otros de nuestros servicios, llámenos al (55) 4122 2600, con gusto los atenderemos.