Básicos para la elección de un software de nómina

Cualquier negocio con empleados debe tener un sistema de nómina establecido que sea efectivo y eficiente para asegurar que sus empleados reciban un pago exacto y consistente. Contar con un sistema de gestión de nómina permite al departamento de recursos humanos enfocarse en otros aspectos de su trabajo.

¿Qué es la nómina?

La nómina parece simple en su esencia, pero se vuelve complicada debido a las diversas deducciones que entran en juego. Los empleadores deben comprender a fondo cómo hacer la nómina, cómo retener impuestos de cada cheque de pago y cómo asegurarse de que los impuestos se paguen correctamente. Los empleadores también pueden ser responsables de deducir y pagar las primas del seguro y depositar fondos en cuentas seleccionadas.

Las tareas de gestión de la nómina pueden crear una carga enorme que genera estrés no deseado para los propietarios de pequeñas empresas y puede ser abrumador para las grandes empresas. Una fecha límite perdida o la presentación incorrecta de impuestos puede resultar en multas o en la cárcel. Para evitar estos problemas, todas las empresas pequeñas, medianas y grandes deben usar un software diseñado especialmente para la nómina.

¿Qué hace el software de nómina?

Un sistema de gestión de nómina es un programa de software diseñado para organizar todas las tareas de pago de empleados y presentación de impuestos. Estas tareas incluyen realizar un seguimiento de las horas, calcular los salarios, realizar un seguimiento de la asistencia, retener impuestos y deducciones, imprimir y entregar cheques, completar depósitos directos, pagar primas a las compañías de seguros y/o pagar impuestos de empleo al gobierno. Este software puede adquirirse a través de un proveedor de software de recursos humanos o incluirse en un paquete de software de recursos humanos como un módulo dentro de un sistema integral.

El sistema de nómina requiere que los empleadores ingresen la información salarial y las horas de los empleados. A partir de ahí, el software utiliza la información para calcular y deducir retenciones automáticamente. La mayoría del software de este tipo se actualiza automáticamente cada vez que cambia una ley tributaria y les recordará a los empleadores cuándo presentar varios formularios de impuestos.

¿Por qué se recomienda el software de nómina a las pequeñas?

La nómina es algo que debe hacerse con precisión y regularidad, por lo que tiene sentido que las empresas inviertan en un sistema que automatice estos procesos. El software de nómina puede mitigar errores, mejorar el cumplimiento y ahorrar tiempo. Con opciones cada vez más fáciles de usar, ayuda a las empresas de todo el mundo a mantener el control sobre los procesos de nómina al tiempo que proporciona una mayor flexibilidad que con la nómina tercerizada.

El software es fácil de usar y asequible, y puede mitigar errores en el proceso de nómina y reducir las horas dedicadas a calcular las horas de los empleados, los salarios y las retenciones de impuestos, especialmente para las pequeñas empresas. Los propietarios de pequeñas empresas pueden comprar un sistema asequible en su computadora local o mediante un servicio en la nube en un modelo de pago por uso. También pueden mantener un mayor control del proceso de nómina con la compilación de informes a su propio ritmo y realizar cambios rápidamente si surge la necesidad.

¿Cómo hacer la nómina?

Cuando los departamentos de recursos humanos optan por hacer la nómina manualmente, consumen gran parte de su tiempo. Aunque es rentable, requiere que los empleados aprendan las leyes relacionadas con la nómina y los impuestos y deja mucho margen para el error. También hay una larga curva de aprendizaje para este trabajo.

Si hacen el servicio de proceso de cálculo de nómina  manualmente, los miembros del personal de recursos humanos pasarán un tiempo considerable rastreando información sobre la tasa de pago y la información de retención, datos de empleados y más. Una vez que obtienen estos datos, pueden calcular los salarios multiplicando las tarjetas de tiempo de los empleados por la tasa de pago, incluidas las horas extras o las propinas obtenidas. Finalmente, deducirán las retenciones de impuestos y distribuirán cheques y depósitos directos a los empleados.

Con el software de gestión de nómina, su empresa aún maneja sus propios procesos de nómina, pero los aspectos que requieren mucho tiempo están automatizados. El software es un poco más costoso que hacer la nómina manualmente, pero el dinero gastado valdrá la pena el riesgo reducido de error y el tiempo ahorrado en horas hombre.

Todo lo que necesitan hacer es comprar un software de gestión de nómina de su elección, ingresar la información comercial y de los empleados, capacitar a los empleados para rastrear su tiempo con el uso del software en línea y permitir que el sistema ejecute la nómina automáticamente y distribuya sus salarios.

Cómo elegir el software de gestión de nómina para sus necesidades

Elegir el sistema de nómina que mejor se adapte a su negocio es esencial, y hay varios factores para tener en cuenta al decidir.

Presupuesto de su empresa

Primero, analicen el tamaño de su negocio y decidan cuánto están dispuestos a gastar en el procesamiento de la nómina. Conocer su presupuesto y la clasificación de tamaño de su negocio reducirá la lista de proveedores de software. Las pequeñas empresas que no anticipan un rápido crecimiento pueden desear invertir en una opción menos costosa que realice funciones básicas de nómina.

Reputación y capacidades de los proveedores

A continuación, comparen las ofertas de proveedores viables y lean los comentarios de algunos de sus clientes actuales. Las compañías grandes o de rápido crecimiento pueden desear invertir en sistemas de software de nómina integrados con otros aspectos de planificación y gestión de recursos humanos. Consideren cuántos empleados pueden manejar la solución y tengan en cuenta el crecimiento potencial. Si está disponible, soliciten demostraciones y vean por ustedes mismos qué tan fácil es trabajar con el software y cómo se adapta a su negocio.

Funciones de seguridad

A elegir un sistema de nómina, querrán buscar seguridad. Tener un software protegido con contraseña protege a su empresa contra la manipulación de la información y posibles violaciones de datos. Idealmente, el sistema debería tener buenas revisiones y clasificaciones de seguridad. Los representantes de los proveedores también deben poder responder cualquier pregunta que tengan sobre la seguridad.

Flexibilidad y compatibilidad del software

Lo siguiente a considerar es si el software demuestra ser compatible y flexible. Es importante tener un software de nómina que funcione bien con sus otros sistemas comerciales y que crezca con su negocio. Busquen las capacidades de integración y asegúrense de que el sistema sea compatible con cualquier software de recursos humanos o financiero que estén utilizando actualmente. Alternativamente, consideren obtener un sistema que maneje la nómina y cualquier otra función que deseen automatizar.

Visibilidad del informe y el historial

Por último, querrá un sistema de procesamiento de nómina que les permita conservar el control y ver informes e información histórica. Si bien, el software de procesamiento de nómina es menos susceptible a errores que los sistemas manuales, todavía existe la posibilidad de mal funcionamiento y fallas. Puede ser útil poder revisar la información y hacer correcciones manualmente a veces.

En Nomitek ponemos a su alcance todo lo que necesitan para establecer un sistema de nómina funcional. Si desean solicitar información detallada acerca de nuestros servicios especializados, contáctenos al (55) 4122 2600, con gusto los atenderemos.