Qué son las incidencias de nómina y cómo las gestionamos con el Sistema ONCE

En Nomitek sabemos que durante la gestión de nómina y recursos humanos es frecuente que se presenten incidencias que no pueden pasarse por alto ya que pueden tener impactos negativos en el bienestar de los colaboradores y la eficiencia de la empresa.

Como expertos en nómina, hoy te contaremos qué son y cuáles son las incidencias más frecuentes, así como la forma de gestionarlas con la implementación del poderoso software de nómina, el Sistema ONCE. ¡Comencemos!

Tal vez te interese leer: ¿Cuáles son las percepciones de la nómina en México?          

¿Qué son las incidencias de nómina?

Las incidencias en la nómina son cambios o alteraciones en los registros de pago de los colaboradores. Estas alteraciones pueden ser causadas por ausencias no justificadas, modificaciones en el salario, pago de comisiones, por errores en el registro de las horas laboradas, entre otros escenarios.

 Cuando se presenta una incidencia, es indispensable que el área de RR. HH. la registre y gestione correctamente para que se refleje en el recibo de nómina. Por ejemplo, un empleado que falta dos días dentro de la quincena, sin justificar su falta, tendrá un descuento en su salario y esto debe reflejarse de forma instantánea en el sistema de nómina.

Asimismo, los empleados que trabajan horas extra, o que tienen un aumento en su salario, deben tener el registro para que los pagos se reflejen en el sistema y se realicen de forma puntual y precisa.

Causas de las incidencias no documentadas

Con frecuencia, las incidencias no son documentadas y, por ende, no se reflejan en los recibos de nómina por las siguientes razones:

Procesos manuales

Las empresas que aún realizan el registro de forma manual en hojas de Excel suelen cometer errores tipográficos u olvidos, lo que genera registros incorrectos o la falta de documentación de las incidencias.

Fórmulas incorrectas

Un error derivado de los procesos manuales es el uso de fórmulas en las hojas de cálculo. Cuando hay algún error, el cálculo de nómina puede ser incorrecto, generando discrepancias y errores en los pagos a los empleados.

Errores en los registros de tiempo y asistencia

Con frecuencia, las empresas que aún realizan procesos manuales cometen errores al documentar los registros de tiempo y asistencia, lo que puede provocar que las horas extra no se vean reflejadas en el pago del salario, o que los empleados no puedan disfrutar de sus vacaciones cuando les corresponde.

Aunado a esto, las ausencias injustificadas y un mal registro de las incapacidades pueden provocar fallas en los cálculos de la nómina.

Modificaciones en el salario

Los ajustes en el salario base del empleado debido a ascensos, cambios de puesto, aumentos por desempeño laboral, pagos extraordinarios por objetivos, comisiones e incluso los aguinaldos y utilidades pueden no ser documentados y generar errores al momento del pago.

Errores administrativos

No contar con la información completa de los empleados, o no registrar correctamente su nombre completo, número de cuenta bancaria o no registrar correctamente los cambios de datos. Estas incidencias pueden provocar escenarios como pagos duplicados o la omisión de salarios, lo que genera mucho malestar a los colaboradores.

Errores en el cálculo de impuestos y retenciones

Este es uno de los errores que tienen mayores consecuencias para los empleados, ya que aplicar tasas de impuestos diferentes a las que corresponden puede generar discrepancias en el salario, así como en las retenciones, pagos de impuestos y deducciones. Estos errores pueden meter en problemas fiscales a las empresas.

Tal vez te interese leer: Cómo simplificar la gestión de nómina en tu empresa: conoce las soluciones de nómina de Nomitek          

¿Cómo gestionar las incidencias?

La forma más efectiva de gestionar las incidencias es dejar atrás los procesos manuales e implementar un software de nómina como el Sistema ONCE de Nomitek para centralizar la información de los colaboradores, automatizar procesos de pago y llevar registros precisos de las incidencias.

Por ejemplo, ante un cambio de salario de un empleado, el sistema se actualiza para generar los nuevos cálculos de salario, impuestos y retenciones, de modo que se cumpla en tiempo y forma con los pagos.

Por otro lado, la implementación de un sistema de tiempo y asistencia es clave para documentar los días de trabajo y las vacaciones. Además, es una base para un control de incidencias más preciso ya que permite tener un registro automatizado de las horas laboradas, horas extra, permisos, incapacidades, retrasos, pausas, entre otros datos que influyen en el salario.

Con los datos del software de nómina y el sistema de tiempo y asistencia se puede generar reportes de incidencias que influyen en la toma de decisiones estratégicas. Por ejemplo, se puede detectar a los empleados que llegan tarde o que faltan mucho, para interponerles amonestaciones o, finalmente, tomar la decisión de darlo de baja.

Tal vez te interese leer: Conoce las leyes que regulan el pago de la nómina en México              

Sistema ONCE: el software de nómina que necesitas para la gestión de incidencias

Si en tu empresa aún se realizan procesos manuales, este es el momento de dar un salto a la transformación digital de tu departamento de RR. HH. con la implementación del mejor software de nómina, el sistema ONCE de Nomitek.

Además de automatizar la nómina de principio a fin, con el Sistema ONCE podrás generar reportes, integrar un sistema de tiempo y asistencia e implementar un kiosko de autoservicios para empleados con el que podrán gestionar sus vacaciones o descargar sus CFDI de nómina.

Solicita más información o una demostración del Sistema ONCE al teléfono 55 4122 2600, o escríbenos al correo electrónico korue@nomitek.com.mx. Comprueba que en Nomitek tenemos soluciones infinitas de nómina para tu empresa.