La nómina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de cada uno de los empleados, incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones. En términos generales, podemos decir que es la cantidad pagada a los colaboradores o empleados, por los servicios que prestan durante un cierto periodo de tiempo.
Desde el punto de vista contable, la importancia de la nómina es radical, ya que los impuestos sobre la nómina, y la misma nómina, afectan de manera directa a los ingresos de las empresas y se encuentran sujetas a diversas leyes y reglamentos
El proceso de AN consiste en ceder el manejo de la nómina a un tercero, en el cual se recibe la información de horas extras, de retardos y de las asistencias de cada colaborador, de tal modo que, posteriormente se pueda proceder con el pago de las remuneraciones, ya sean éstas fijas o variables.
Como tal, las empresas que brindan este tipo de servicios pretenden administrar todas las responsabilidades fiscales, legales, operativas y laborales que conlleva todo el proceso de la nómina sin saltarse el marco de la ley.
La administración de la nómina permite ahorrar en gastos de funcionamientos, por lo cual, en los últimos años está creciendo este servicio y cada día son más las empresas que deciden contratar a un terciario para la realización de este proceso.
Esto se debe a que ha tomado una inclinación importante en una balanza para tomar decisiones en temas administrativos a nivel mundial.
Básicamente, las empresas que brindan este servicio conforman una gran parte de la estructura organizacional de diversas empresas, al utilizar el mismo control del capital humano (recordemos que son la inversión más valiosa de toda empresa), a través de la administración de nómina, en donde su papel consiste en ser el medio por el cual algunos negocios buscan desligarse de estas actividades que no son parte de sus fortalezas principales y que podrían solo visualizarse como una carga para la empresa.
Metodología de la administración de nómina
Se pretende planear y ejecutar algunos procesos que optimicen la administración para poder alcanzar metas en las ventas y en la producción, reduciendo gastos y costos, al centralizar labores y funciones específicas, enfocándose en disminuir sus debilidades y potenciar sus fortalezas
Las empresas que brindan estos servicios generan varias ventajas competitivas como lo son el adecuar costos relacionados con la gestión de las actividades y necesidades que realmente se están presentando en las empresas, debido a la evolución y a la adaptación a la globalización.
Otra de las ventajas que se han mostrado es la reducción de tareas rutinarias que no pertenecen al giro económico del negocio o de la empresa, lo cual nos lleva a una mayor concentración en la propia actividad del grupo u organización de tal modo que permite obtener un mejor producto o una mejora en los servicios que otorgan las empresas y lograr completar, con mayor rapidez, las tareas asignadas a los diversos departamentos de cada empresa y así generar una mayor productividad y competitividad, dos conceptos vitales para cualquier compañía a nivel mundial.
Las empresas que se dedican a la administración de nómina se especializan en el apoyo administrativo para dirigir al personal con el que se cuenta a través del pago de la nómina en tiempo, forma y de manera justa, al involucrar, a su vez, las prestaciones de ley que le corresponden a cada colaborador desde el inicio, hasta el término de su contrato laboral.
A lo mencionado con anterioridad, podemos sumar la importante necesidad en términos de “Seguridad de la Información” o de “Confidencialidad de la Información”, ya que esto nos permite optimizar recursos y que mejor que un servicio especializado que maneje toda la información de sus propios sistemas fuera de la empresa, que nos permita eliminar la mayor cantidad de riesgos posibles que pudieran existir (dentro de la misma empresa) y encontrar un aliado importante que se preocupe, a su vez, por la seguridad de cada uno de sus empleados.
Cabe mencionar que una ventaja más de las empresas que prestan este servicio, es la solución de casos especiales de manera legal y a través de personal altamente capacitado y experto en las inquietudes que puedan surgir al respecto, lo que, nuevamente, reduce considerablemente los gastos implicados en este proceso.
Es importante destacar que la mayoría de las empresas que brindan el servicio de administración de nómina comparten la misma misión y visión:
“Llevar felicidad a los hogares de los empleados de sus clientes, dándole la seguridad de que su esfuerzo diario se remunera en forma exacta y puntual, así como darles la satisfacción de que con el pago de sus impuestos contribuyen al desarrollo social y sustentable de diversos países”
NOMITEK
Sin dejar a un lado el compromiso de ser empresas con ética y responsabilidad social.
Lo cual nos lleva nuevamente a la preocupación por el capital humano.
Por último, hacemos el listado de las principales funciones que debe desempeñar el equipo encargado de la AN, así como las responsabilidades que esta área lleva durante el desarrollo del periodo activo de la empresa:
- Dar seguimiento y control a cada ingreso diario, apoyándose del área de contabilidad
- Cumplir con los requerimientos necesarios pertenecientes a lo reglamentado en las prestaciones de ley que le corresponden a los trabajadores
- Supervisión constante de todo el proceso relacionado con la nómina, así como los respectivos pagos en la relación empresa-empresa en continua sinergia con el departamento de tesorería
- Conservar un estricto control de los reportes relacionados con la puntualidad y asistencia de los colaboradores, incapacidades reportadas por enfermedad común o por riesgo de trabajo, así como el subsidio de maternidad, manteniendo el control de estos procesos con el objetivo de brindar información al departamento o área de Recursos Humanos o a quien de Vo.Bo.
- Tener control de las dispersiones de la nómina y lograr su correcta distribución
- Asegurar que el procedimiento de retenciones funciona de manera correcta supervisando que se hagan los ajustes adecuados al sueldo, por concepto de Seguridad Social, Imprenta, INFONATIV, FONACOT, entro otras; calculando conforme a los reglamentos establecidos en CFF actual y demás organismos
- Realizar un reporte con el análisis de los diferentes factores que se suscitan en el ámbito laboral, como lo son las incapacidades y los permisos, entre otros, de la mano del departamento de Recursos Humanos para realizar el seguimiento estipulado
