Aspectos clave que deben conocer de la gestión de nómina

La nómina es de importancia crucial desde un enfoque contable, ya que los impuestos sobre ella repercuten directamente en los ingresos de los negocios y están sujetos a normativas y leyes que no pueden omitirse. La nómina consiste en la suma de los registros financieros del salario del personal, incluidas las deducciones y bonificaciones. Se trata de la cantidad que se paga a los trabajadores por los servicios que prestan. Su gestión es crucial, por lo que es importante contar con el respaldo de expertos como los que conforman a Nomitek, y un sistema de nómina que agilicen y faciliten los procesos implicados.

Reclutamiento de personal

¿Por qué debes tener en nómina a tu personal con Nomitek?

Efectuar la nómina requiere de suma responsabilidad y profesionalismo que las empresas por sí mismas no siempre pueden garantizar, debido a que hay muchas deducciones y regulaciones establecidas por la ley cuya interpretación solo puede realizarla un profesional. No es de extrañar por ello que recurran a la tercerización, es decir, solicitar la ayuda de expertos como Nomitek, los cuales aplican un sistema de nómina eficiente basado en tecnologías de la información como el sistema ONCE. Otra razón por la que recurren a ellos es por el hecho de que debe mantenerse un registro de pensión, pagos feriados, entre otras contribuciones.

Muchos líderes de negocios suelen pasar por alto la aplicación de la gestión de nómina con nuestros expertos, ya que consideran que es costosa y complicada, sin embargo, delegarla permite que ellos y su personal puedan concentrarse en hacer crecer el negocio, sin contratiempos, irregularidades, omisiones, etcétera.

Al ceder el manejo de la nómina a nuestros profesionales con experiencia, pueden tener la seguridad de que usarán un software eficiente para administrar la información de las asistencias, horas extra, retardos, etcétera, de modo que después pueda procederse con los pagos. También puede despreocuparse al ceder a otros la gestión de las responsabilidades legales, fiscales, laborales y de operación que implica el proceso de nómina, dentro del marco legal.

Algunas razones para tener a su personal con un control de nómina mediante un sistema especializado son:

Agiliza los procesos

La nómina suele ser un proceso que implica mucho tiempo, el cual puede utilizarse para estimular y mejorar otras áreas de los negocios. Su gestión requiere ser realizada con constancia, ya sea semanal o quincenalmente, además, tiene que usarse información correcta para que los trabajadores obtengan la cantidad adecuada, pagar impuestos en tiempo y forma, y que los impuestos recibidos por salarios sean los indicados. Lograrlo requiere de un software de nómina como el sistema ONCE y su manejo por expertos.

Proporciona seguridad a los colaboradores

Los colaboradores y empleados requieren plena seguridad de que obtendrán su remuneración en tiempo y forma. Si no se cuenta con el respaldo de profesionales en gestión de nómina se presentarán fallas en la percepción de las remuneraciones, lo que puede hacer que los colaboradores pongan en duda la estabilidad de la empresa y su rentabilidad. Puede a la vez derivar en falta de compromiso y reducción del desempeño, asimismo, pérdida de motivación. El personal es el sustento de toda empresa, por lo que es importante contar con un óptimo, fiable y certero proceso de nómina a través del sistema ONCE.

Vuelve sencillos los procedimientos legales

Tener en nómina al personal con nuestro sistema les ayudará a reducir los procesos que conlleva gestionar su negocio. Procesos como el pago de impuestos y los papeleos que conlleva resultan más sencillos. Deben considerar que la nómina de las empresas es deducible de impuestos, por lo que es crucial que sean respaldados por nuestros expertos en contabilidad electrónica para especificar bajo qué concepto es deducible.

¿Pero qué es el sistema ONCE? Hemos mencionado algunas bondades de él, pero es preciso ofrecer más detalles para que descubran por qué deben implementarlo en su gestión de nómina. Se trata de un software de nómina que hemos desarrollado en Nomitek con el fin de proveer el servicio de Servicio Especializado del Proceso de Nómina, y que empleamos por su excelente funcionalidad y manejo, asimismo, por sus maravillosas características entre las que destacan las siguientes:

• Cuenta con diversas certificaciones, por ejemplo, SSAE18, ISAE 3402, 27001: 2013 Gestión de seguridad de la información.
• Sistema vía web.
• Sistema de Confronta entre emisiones del EMA, IMSS, EBA, vs SUA y sistema de nómina.
• Proporciona seguridad y confidencialidad de la información manejada y bajo altos estándares de calidad.
• Módulo de finiquito.
• Manejo de expatriados.

Podrán disfrutar no solo de estas características, también contarán con un proveedor que ofrece servicios con ética y responsabilidad social empresarial y con certificados para garantizar su confidencialidad. Percibirán también costos y riesgos reducidos, además, mayor efectividad, seguridad y cumplimiento de las leyes en la administración de la nómina.

¿Qué pasos aplicamos para elaborar adecuadamente la nómina?

La nómina consiste en uno de los documentos de mayor importancia para los negocios, pues en ella se realiza una regulación de cada retención del salario del personal, ya sea adicionales o por ley. Mediante su gestión se determina la cantidad final que percibirán los empleados, y la que será invertida por los líderes en un periodo específico. Se trata de una obligación para toda empresa, que se establece en diversas leyes, las cuales son bien conocidas por Nomitek. No solo regulan los servicios de nuestros expertos y desarrollos, también son la materia prima con la que operamos para garantizar calidad, seguridad y fiabilidad. Se deben considerar tres leyes al contratar un servicio de contabilidad electrónica y gestión de nómina:

• Artículo 804 fracción II de la Ley Federal del Trabajo.
• Artículo 67 del Código Fiscal de la Federación.
• Artículo 15 de la Ley del Seguro Social en México.

También consideramos una serie de pasos en nuestros servicios de gestión de nómina y contabilidad electrónica. Pueden quitar mucho tiempo y causar confusiones, por lo que es preferible que lo dejen en nuestras manos. Se trata de la siguiente:

• Se deben gestionar en nuestro software de nómina los pagos requeridos para el personal, los cuales son obligatorios y se corresponden por el trabajo que prestaron y su desempeño. Destacan el sueldo, prestaciones sociales y laborales, horas extra, etcétera.
• Deben realizarse deducciones, es decir, aquellos conceptos por los que una porción del pago del personal será retenido en conformidad con la ley sin que los colaboradores sean perjudicados, por ejemplo, retenciones de Seguro Social y de impuestos.
• Con nuestro sistema podemos establecer una periodicidad de la nómina según distintos tipos, por ejemplo, por tiempo (semanal, quincenal, mensual), percepción (ordinaria o sueldos comunes y extraordinaria, como el aguinaldo) o por contrato.

En la elaboración y gestión de la nómina que ofrecemos es posible definir pagos, deducciones, periodos de pago y calendarios, asimismo, dar de alta a nuevo personal y adecuarlo en una clasificación. Se considera en el proceso otros aspectos, por ejemplo, horas extra, incapacidades, ausencias, vacaciones, permisos, entre otros. El cálculo de los descuentos y pagos adicionales también puede hacerse, asimismo, el cálculo previo de la nómina.

La obtención de archivos requeridos y reportes es necesario, además, calcular nuevamente para realizar los ajustes que se requieran. Por último, con el sistema se efectúan los pagos a los colaboradores, la nómina es cerrada y se declaran los pagos del mes.

Certificaciones del sistema de nómina ONCE

Los expertos de Nomitek, con el fin de proporcionarles calidad y seguridad, ofrecemos el software de nómina ONCE, el cual nos ha posicionado como una de las firmas más confiables y responsables en el mercado de la contabilidad en México. Se trata de un sistema de excelente manejo, multifuncional e íntegro. Se suma a ello el hecho de que cuenta con diversas certificaciones a través de las cuales buscamos garantizar la confidencialidad de los datos de cada cliente, proporcionar procesos estandarizados y un servicio de calidad.

Las certificaciones son ISAE 3402, SSAE 18 e ISO 27001:2013 gestión de seguridad de la información. Vale la pena mencionarlas para mostrarles por qué realizar la gestión de nómina con nuestro sistema es de suma conveniencia.

ISAE 3402

Se trata de una norma cuya finalidad es convertirse en un estándar a nivel global. Los informes de las empresas que proporcionan gestión de nómina y Servicio Especializado del Proceso de Nómina quedan garantizados con esta certificación. En situaciones de subcontratación, pueden ocurrir muchas preguntas, por ejemplo: ¿Se ejecutan los servicios de manera controlada? ¿Cómo se trata la seguridad? ¿Quién tiene acceso a la información? ¿Existen suficientes medidas antifraude? ISAE 3402 brinda una respuesta satisfactoria a todas ellas.

ISAE 3402 fue emitida en diciembre del 2009 por la Junta Internacional de Normas de Auditoría y Aseguramiento (IAASB), la cual forma parte de la Federación Internacional de Contadores (IFAC). Fue desarrollada para brindar un estándar de garantía internacional para permitir que los contadores con ética y responsabilidad social empresarial emitan un informe para uso de las organizaciones de usuarios y sus auditores  sobre los controles en una organización de servicios que probablemente impacten o sean parte de la organización del usuario.

Con la implementación de esta certificación queremos mantenernos a la vanguardia y actualizados en cuanto certificaciones relacionadas con nuestro rubro, además, proporcionar informes con validez global y garantía de calidad. Buscamos también disponer de un sistema de nóminas estandarizado a nivel internacional, y garantizar la confidencialidad e integridad de los datos de cada cliente.

SSAE 18

La norma anterior sentó las bases para que cada país desarrollara una norma local que sea conforme a su marco legislativo. En el país vecino, Estados Unidos, se desarrolló la norma SSA18. Se trata de un estándar que es de importancia para las organizaciones que cuenten con corporativos estadounidenses y que cotizan en la bolsa de Nueva York. Fue implementada en el 2017, y tomó el lugar de la última declaración sobre el estándar, SSAE 16, que estuvo vigente durante los siete años anteriores.

Su objetivo principal es aclarar ciertos estándares antiguos y simplificar el proceso de revisión. La actualización de este estándar también exige que las compañías tomen más control y responsabilidad de las personas con las que trabajan, principalmente proveedores externos. Requieren contar con programas de administración específicos para sus proveedores externos, asimismo, aborda los riesgos y exige una evaluación para ellos. Las empresas empresa deben incluir también detalles específicos del plan sobre cómo manejan la gestión de riesgos. Bajo este estándar las empresas de Servicio Especializado del Proceso de Nómina deben proporcionar una declaración por escrito, para mayor seguridad.

Nuestros expertos en reclutamiento de personal buscan con esta certificación los mismos objetivos que en el caso anterior, aunque con una diferencia: brindar a cada cliente dentro del alcance del Sistema de Control de Nomitek, los reportes SSAE 16 tipo dos e ISAE 3402 a manera de evidencia de la efectividad operativa para comprender detalles de importancia de estados financieros.

ISO 27001:2013 Gestión de seguridad de la información

Se trata de una norma global sugerida por la International Organization for Standarization, y que se basa en una metodología para el análisis de riesgos y su tratamiento de manera sistemática. Proporciona una norma de uso internacional para sistemas de administración de seguridad de los datos. Las empresas con esta certificación podemos demostrar a los clientes actuales y posibles, accionistas y proveedores, que manejan la integridad de su información de manera segura. Demuestra también que se trata de una empresa con ética y responsabilidad social empresarial y cuentan con medidas para reforzar su protección, reducir las posibilidades de fraude o filtraciones.

Sustituyó al estándar BS7799, de modo que pueda alinearse con otras normativas internacionales. Con su aplicación se añadieron nuevos controles, y se enfatizaron las métricas para la administración de incidentes y seguridad de datos. Su implementación permite diversos resultados, por ejemplo:

• Compromiso con las mejoras continuas en los procesos del sistema de administración de la seguridad.
• Protección de los activos de los negocio, por ejemplo, redes y computadoras, información digital, documentos, e incluso conocimiento del personal.
• Transparencia y claridad en los registros y requisitos de documentación.
• Armonización con otras normas como ISO 14001 e ISO 9001.
• Procesos de gestión y evaluación de riesgos con base en el modelo PDCA.

Hay diversas ventajas de contar con expertos en administración de nóminas y reclutamiento de personal que posean la certificación ISO 27001:2013, por ejemplo:

• Cumplimiento del marco legal en distintas materias como requisitos contractuales, confidencialidad, protección de información personal, entre otras.
• Los riesgos se reducen considerablemente y en caso de que se presenten, pueden manejarse sistemáticamente mediante estrategias que garantizan la continuidad de los clientes.
• Las empresas podrán actualizar sus procesos de nómina mediante gestiones sistemáticas y que las relaciones comerciales mejorarán de forma continua, conforme a los cambios en el entorno internacional.
• Las empresas con esta certificación son de confianza, por lo que sus clientes pueden estar tranquilos de que su información estará protegida.

ISO 37001:2016

Esta certificación avala que las empresas poseen un sistema para detectar, reducir y eliminar los riesgos de soborno que pueden comprometer la imagen de las empresas. Respaldarse en empresas de gestión de nómina y reclutamiento de personal con esta certificación, como Nomitek, permite que en su empresa destaque una cultura anticorrupción.

¿Qué servicios de gestión de nóminas encontrarán con Nomitek?

Nuestra gestión de nóminas implica diversos servicios que deben conocer. Con ayuda de nuestros expertos y nuestro sistema ONCE puede prescindir de un departamento de nóminas, y reducir los riesgos, además, podrán delegarnos los procesos de pago y dedicarse a las labores que requiere su empresa. Contamos con un centro de capacitación para que en su empresa puedan integran diversas normativas relacionados con la gestión de nómina, por ejemplo,  ISAE3402, SSAE18, ISO 27001 e ISO 37001. Con nuestro verificar con total seguridad que la información registrada en el SAT e IMSS sea la correcta, según los CFDI emitidos, avisos y registros de nómina presentados.

Si desean que nuestros expertos les respalden, o desean instalar nuestro sistema de administración de nómina contáctennos a través de los teléfonos (55) 4122 2600 o visiten nuestras oficinas en Insurgentes Sur #107, Col. Juárez, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México. Permítannos demostrarles por qué somos una empresa confiable y comprometida con sus clientes.