Beneficios de la tecnología en la gestión de nómina

Sin importar el tipo de empresa, los empleados siempre son la base del éxito empresarial. Ya desde el siglo XVIII, durante la revolución industrial en Europa, los líderes industriales Charles Babbage y Robert Owen estudiaron la conexión entre el bienestar de los colaboradores y el crecimiento empresarial, llegando a la conclusión de que las empresas no pueden sobrevivir sin empleados satisfechos y saludables.

En esta nueva entrada para el blog de Nomitek, te contaremos los principales errores que se cometen al seguir usando medios manuales y tradicionales para pagar a los empleados, y los beneficios de tener un software para pago de nómina. Acompáñanos a leer.

En la actualidad, los recursos humanos se han convertido en un elemento fundamental en la gestión del capital humano, la retención del talento y del bienestar de los colaboradores en el entorno laboral.

Uno de los factores para la satisfacción laboral y la percepción que los colaboradores tienen de la empresa donde prestan servicios es la gestión de la nómina, tarea que debe realizarse de forma minuciosa, puntual y precisa para asegurarse de que toda la plantilla de empleados reciba su salario, se le realicen sus retenciones y las deducciones correspondientes.

Riesgos a los que se enfrentan las empresas que NO tienen soluciones tecnológicas para su nómina

• Equivocarse en el cálculo de nómina es un problema muy grave que puede poner en riesgo las finanzas de una empresa, pero este no es el único riesgo al que se enfrentan las empresas que siguen llevando su nómina con medios tradicionales, como el uso de un archivo en Excel. Los riesgos son:
• Errores en el pago de salarios. Cuando un empleado ve que no está percibiendo los ingresos que le corresponde, se siente molesto, traicionado y puede comenzar a guardar malestar y rencor hacia la empresa. Sin embargo, cuando se les paga de más, casi ningún empleado reporta el error hasta que es detectado de forma interna porque aparecen gastos que no se tenían en presupuesto y que pueden costar rentabilidad a la empresa.
• Duplicación o falta de información. Al llevar la nómina con hojas de cálculo o con otros sistemas manuales se corre el riesgo de cometer errores e inconsistencias, desde la falta de información documentada, hasta la duplicación de datos que provoquen que se paguen salarios dobles de forma errónea.
• Incumplimiento de obligaciones por ley. Retenciones de impuestos, pago de horas extra, aumentos de salarios, vacaciones, bajas médicas… son muchos los parámetros a considerar en la gestión de nómina, por lo que no tener una solución tecnológica puede ser un riesgo grave, que puede causar una multa a tu empresa por incumplimiento.
• No contar con información histórica. Para el manejo de la nómina, es indispensable tener información del empleado desde el momento de su ingreso a la empresa para asegurarse de que los cálculos sean correctos y se apliquen los aumentos salariales, vacaciones, aguinaldo y otras prestaciones de ley.
• No estar adaptado a los cambios fiscales. En México, los cambios en temas fiscales son frecuentes, y al llevar medios manuales de gestión de nómina es común no enterarse de las modificaciones y, por ende, no cumplirlas… o hacerlo a medias.

¿Qué es un software para pago de nómina?

Un software para pago de nómina es una solución local o basada en la nube que permite gestionar y automatizar tareas relacionadas con la nómina de una plantilla de trabajadores, como el pago de su salario, las retenciones correspondientes y el cumplimiento de las obligaciones fiscales en temas de impuestos.

Un software robusto, integrado y bien configurado optimiza el trabajo del equipo de Recursos Humanos al liberar al personal de tareas repetitivas y complejas, en las que pueden cometer errores humanos, y les permite enfocarse a otras tareas relacionadas con la planeación estratégica, el desarrollo empresarial y el clima laboral.

¿Cómo funciona un software para pago de nómina?

Un software para pago de nómina se integra con otros departamentos de la empresa para asegurar que los colaboradores recibirán su remuneración de forma puntual y precisa, depositando directamente a su cuenta bancaria. Además, el programa contiene la información personal de cada empleado para que sea consultada en cualquier momento por el departamento de RR. HH. para administrar las horas extra, las vacaciones, retenciones, etc.

Beneficios del software para pago de nómina

• Puntualidad con los pagos
• Garantía de cálculo de pagos y retenciones correctas
• Transparencia de la información
• Integración con departamentos relacionados, como contabilidad
• Escalabilidad, es decir, se pueden añadir empleados, sucursales, etc.
• Trazabilidad
• Actualizaciones automáticas para estar al día con las normas y cambios fiscales
• Seguridad de información
• Almacenamiento en la nube
• Generación de informes en tiempo real
• Facilita la toma de decisiones estratégicas

Ahora bien, las soluciones tecnológicas como el software para pago de nómina no solo benefician a las empresas: también a los empleados. Al tener su salario en tiempo y forma, respetarse su periodo de vacaciones, prestaciones de ley, además de tener su propio acceso al programa para ver su historial de pagos, se sienten más satisfechos y comprometidos con la empresa, reduciendo la rotación de personal.

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