Beneficios para las empresas que realicen el timbrado de nómina

Hace seis años comenzó la obligación de realizar los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) y el timbrado de nómina, lo que ocurrió por la necesidad de facilitar la comprobación fiscal. El servicio de timbrado de nómina es indispensable, ya que puede comprobarse así el pago de los salarios y se le confiere también legalidad. Su realización ofrece también diversas ventajas para las empresas, que vale la pena conocer.

¿Para qué realizar timbrado de nómina?

El timbrado de nómina consiste en una certificación fiscal y en formato digital en el recibo de pago de los empleados, lo que conlleva que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) les confiera validez oficial a los comprobantes porque se ha verificado la información. Cuando se comprueba que la nómina es correcta se proporciona un sello digital, que confirma la certificación.

El timbrado de nómina es muy importante para las empresas e impacta directamente en sus procesos, además, les permite cumplir con las obligaciones fiscales para no incurrir en sanciones, simplifica diversas tareas relacionadas y optimiza la administración financiera, lo que se refleja en el hecho de que ya no es necesario presentar una declaración de salarios y sueldos. El timbrado permite también deducir la nómina como gasto, lo que es ventajoso para el negocio.

Desde que se implementó este trámite, todos los empleadores del país tienen la obligación de timbrar todas las nóminas de sus trabajadores. También ha ayudado a comprobar de forma eficaz la legalidad del personal y su legalidad anual, lo que acelera los procesos. Los timbrados de nómina son fundamentales y su importancia estriba en que es un proceso adicional, que permite a las empresas gestionarse de manera correcta, ya que las mantiene al día con la ley y evita inconvenientes de sanciones y multas.

Hay algunos requisitos que tienen que cumplirse para realizar los timbrados, que mencionaremos a continuación:

• Cumplir con los requisitos sobre los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. Es importante que los CFDI nómina sean administrados correctamente para mejorar el control fiscal.
• Contar con una Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
• Disponer de los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
• Realizar el trámite y registro del Certificado del Sello Digital (CSD). Es importante la revisión de su vigencia.

Los PAC se encargan de validar los comprobantes fiscales y proporcionar sellos oficiales del SAT. Para contar con un proveedor autorizado tienen que acceder a la página web del SAT donde obtendrán una lista de proveedores autorizados y elegir la opción más convincente. Es importante mencionar que puede recurrirse a una empresa con un sistema de gestión de nómina para contar con los servicios del PAC, lo que facilita el proceso y los costos, sin embargo, tienen que asegurarse que cuente con amplios certificados para la seguridad de sus datos.

Durante el proceso de timbrado se realiza primero la nómina y comprobación del RFC de los trabajadores y posteriormente se emite al PAC para que verifique que todo se encuentre en orden. Al finalizar se le aplica el servicio de timbrado de nómina o se devuelve para revisiones y correcciones.

Es importante considerar que el timbrado se efectúe siempre que se realiza un pago a los empleados, por lo que tiene que sincronizar con la periodicidad de la nómina. También debe tomarse en cuenta que puede realizarse de tres a once días hábiles desde el pago y en función del número de empleados.

Si se cometieron errores en los CFDI nómina puede corregirse antes de la declaración anual, sin embargo, es preferible realizar las correcciones lo más pronto posible, ya que el SAT las procesa en un periodo de ocho a diez días naturales. Deben recordar que la institución notifica a los contribuyentes sobre errores en ciertos casos, por lo que no deben confiarse; es necesario que se responsabilicen de las revisiones o se apoyan en expertos en contabilidad.

Contar con ayuda de expertos es lo más conveniente si consideran que el timbrado de nómina no es opcional y requiere que las empresas se mantengan al tanto de todos los requerimientos para cumplir con el trámite y realizarlo adecuadamente.

Ventajas que perciben las empresas que emiten el timbrado de nómina

Si bien es obligatorio el timbrado porque con él puede el SAT disponer del documento con legalidad, también genera diversos beneficios para las empresas entre los que destacan las siguientes:

Sencillez

Las declaraciones informativas son cosa del pasado con el timbrado de nómina, ya que se dan a conocer los conceptos de pagos que se efectúan con únicamente un documento. Tal procedimiento permite que las declaraciones del pago del personal sean muy sencillas.

Rapidez

El timbrado tiene que hacerse de forma rápida, ya que el SAT establece un periodo determinado y los pueden variar según la cantidad de empleados en las empresas. Las variaciones son las siguientes

• De uno a 50 trabajadores, tres días hábiles.
• De 51 a 100 trabajadores, cinco días hábiles.
• De 101 a 300 trabajadores, siete días hábiles.
• De 301 a 500 trabajadores, nueve días hábiles.
• Más de 500 trabajadores, once días hábiles.

Si no se efectúa conforme el tiempo establecido no podrá realizarse sobre este gasto la deducción de impuesto. Para las empresas que no dispongan de suficiente tiempo para realizarlo, pueden recurrir al servicio de timbrado de nómina, que ofrecen empresas como Nomitek.

Pagos justos para los trabajadores

Realizar los timbrados en un tiempo límite propicia que la nómina se efectúe en tiempo y forma y con los cálculos y deducciones requeridos, además, que se realice adecuadamente. Permitirá también que las empresas conozcan mejor su nómina y a la vez impactará en la satisfacción de los trabajadores, ya que no sufrirán por retrasos en sus pagos.

Confianza

El timbrado es un proceso confiable y seguro, especialmente cuando se delega a especialistas autorizados, sin embargo, también puede ser realizado por las empresas si tienen un departamento de contabilidad.

Legalidad

Al efectuar el timbrado se asegura la legalidad de los ingresos y los empleados, además, se facilitan las declaraciones anuales por la mayor eficiencia de los timbrados y el control tributario.

Con lo dicho sabrás cómo el timbrado de nómina puede ayudarles a mejorar la gestión de los pagos y salarios y mantener un óptimo control sobre las declaraciones y deducciones de los impuestos. Si desean que una empresa con amplia experiencia les respalde en este trámite, contacten a los expertos de Nomitek a través de la línea (55) 4122 2600 o visiten nuestras oficinas en Insurgentes Sur #107, Col. Juárez, alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México.