Características que deben tener los mejores sistemas de nóminas

Las empresas deben cumplir con diversas tareas, sin embargo, hay algunas más importantes que otras, como la realización de nóminas. Gestionar las nóminas de forma adecuada impacta considerablemente en la integridad financiera de las compañías y repercute en los empleados y en el ambiente laboral. Se trata de una labor complicada e implica altas inversiones de tiempo y esfuerzo, especialmente para las pymes. La mejor opción es acercarse a expertos que utilicen un sistema de nómina con excelentes características.

Las empresas pueden tranquilizarse, dirigir sus energías en actividades que les permitirán crecer y superar los desafíos que se presenten si dejan en manos de expertos (respaldados en sistemas de alta calidad) la creación, la administración y la emisión de nóminas. Cuando contacten con una firma de expertos en contabilidad, deben cuestionarles sobre las características del sistema que utilizan.

Las ventajas de contar con especialistas que se respaldan en un software de contabilidad y tecnología de punta son la agilización de los procesos de administración de nóminas, los precios competitivos, el ahorro de tiempo, y la disminución de errores. Los mejores programas, como el sistema ONCE, cumplen con las siguientes características:

¿El sistema ofrece buena experiencia de usuario?

Calcular la retribución de los empleados de forma mensual requiere muchos conocimientos que solo pocos empresarios dominan, por tal motivo es preferible acercarse a un profesional. Actualmente hay contadores que facilitan dicha tarea con sistemas, sin embargo, la calidad del servicio de los distintos proveedores varía según el diseño del programa. Si el último tiene un funcionamiento demasiado complejo y pesado, será poco útil, sin embargo, tampoco debe ser muy sencillo, debido a que hay operaciones que requieren especialización.

Pregunten a su proveedor sobre el sistema que usa y la calidad de experiencia de usuario que ofrece. Los expertos gestionarán sus nóminas adecuadamente y les ahorrarán tiempo a los clientes si el programa que utilizan tiene una buena experiencia de usuario e interfaz con múltiples funciones simplificadas. Un buen software también calculará las retribuciones del personal en poco tiempo, lo que repercute en la tarifa del servicio.

¿El software se actualiza constantemente?

El software de nómina se relaciona con la satisfacción laboral y ofrece varias ventajas para las empresas, como la optimización de la gestión de las nóminas del personal, además, las ventajas impactan también a los proveedores deseosos de mejorar sus servicios y satisfacer a todos sus clientes. No es suficiente que el software sea usado en buenas manos, también tienen que actualizarse todos los campos relevantes de forma fácil y constante. Pregunten al proveedor de su elección si su sistema de nómina actualiza los siguientes campos:

Contratos

La información de los contratos es crucial cuando se efectúan las gestiones de la nómina. Todos los cambios que se produzcan en ellos deben reflejarse instantáneamente en la nómina para su pronta revisión.

Perfil del personal

La situación personal de cada empleado repercute en su retribución. Si desean buenas relaciones con su proveedor contable, asegúrense de que opere con un programa que realice cambios de forma automática en el perfil del personal. Por ejemplo, la nómina debe ajustarse de inmediato al realizar un cambio en el estado civil o cantidad de hijos de los empleados.

Beneficios

Los negocios que proporcionan retribuciones flexibles a sus trabajadores deben contemplar la posibilidad de elegir un proveedor cuyo software soporte las variaciones mensuales del salario en especies.

Ausencias y bajas

Estas impactan en el salario del personal al finalizar el mes. Un beneficio al finalizar el mes es que los expertos sincronicen su software con el calendario de la empresa y que este refleje todas las incidencias en la nómina del personal.

Es importante destacar el aviso que tienen que las empresas están obligadas a realizar sobre el estado de bajas, contratos, entre otros aspectos relacionados con la nómina. Los proveedores deben usar un programa que emite tales avisos de forma automática y se actualice conforme las leyes fiscales para satisfacer las necesidades de sus clientes, ahorrarles tiempo y repercutir positivamente en su productividad.

¿Se mantiene al día con el marco legal?

Las empresas deben tener presente la legislación vigente al tratar asuntos relacionados con lo económico y laboral. Omitirla deriva en consecuencias graves, lo que puede ocurrir por desconocimiento y no por irresponsabilidad. Es preferible respaldarse en un experto que conozca las actualizaciones del marco legal para evitar sanciones y contratiempos por parte del Servicio de Administración Tributaria. Dicho profesional debe utilizar un programa que esté actualizado según las leyes vigentes.

¿Incorpora contratos?

Los datos sobre el personal albergados en los contratos son básicos para efectuar una nómina. Recurran a expertos con un sistema de nómina que permita generar y administrar los contratos, ya que ahorrarán tiempo valioso para ustedes. Aplica especialmente si la base de datos de la que se nutre se actualiza conforme a la ley vigente.

¿Brinda seguridad y privacidad?

Las empresas suelen omitir el respaldo de terceros para resolver sus asuntos fiscales, ya que manejan información muy delicada, como datos personales, contratos y nóminas. Es importante acercarse por ello a una empresa contable que tenga amplia experiencia y elementos que prueben la privacidad de sus servicios. Los expertos también deben manejar software que cumpla con todos los protocolos de seguridad.

El programa debe garantizar la privacidad de la información para que los proveedores gestionen los documentos de sus clientes sin preocupaciones implicadas. Esto impacta especialmente en la confianza de los empleados, que pueden resultar vulnerados con programas que no cumplan estándares de seguridad.

¿Tiene buena capacidad de respuesta?

Cuestionen a su proveedor sobre la capacidad de respuesta del software que utiliza. Tiene que reaccionar rápidamente y hacer posteriores inclusiones relacionadas con los cambios fiscales u obligaciones como Infonavit, IMSS, ISR, entre otros. Acérquense a una firma que ofrezca lo que necesita su negocio y que sus programas se adapten para gestionar sus pagos de salario.

¿Posee certificaciones?

No solo los expertos contables deben tener certificaciones, también los programas que utilizan. Las certificaciones garantizan la calidad de los servicios, estandarizan los procesos para evitar anomalías y asegurar la confidencialidad de la información de los clientes. Se relacionan con asuntos como la gestión de seguridad, la eliminación de riesgos de soborno que pueden impactar en la imagen de los proveedores y clientes, y el otorgamiento de reportes para evidenciar la efectividad de las operaciones del sistema.

Si desean el respaldo de una empresa con un sistema sofisticado para la administración de nómina, contacten a los expertos de Nomitek. Hemos desarrollado dos sistemas para proporcionar el servicio de procesamiento externo de la nómina: sistema ONCE Web y ONCE V2. Esto no da la flexibilidad de extraer más de 100 reportes adicionales a los de la ley. Nuestro sistema presenta notables características, como:

• Sistema de confronta.
• Sistema vía web.
• Manejo de jornadas y semanas reducidas.
• Módulo de finiquitos.
• Seguridad y confidencialidad de la información de los clientes con altos estándares de calidad.

Conocemos a la perfección nuestros sistemas ONCE, por lo que la calidad del servicio está garantizada. Son mantenidos al día con el marco jurídico, incorporan contratos, brindan excelente experiencia de usuario, tiene buena capacidad de respuesta y proporciona seguridad y privacidad. Tienen también certificaciones como ISAE 3402, SSAE18 y 27001: 2013 Gestión de seguridad de la información. Si desean conocer más detalles sobre nuestros sistemas para manejar el CFDI nómina marquen al (55) 4122 2600 o completen el formulario