Uno de los requisitos que toda empresa debe cumplir es la emisión de comprobantes de pago para sus empleados, y la forma válida de hacerlo es a través de un comprobante fiscal. Hoy te contaremos todo lo que debes saber sobre el CFDI nómina, así como las actualizaciones más recientes para que las apliques en tu empresa y cumplas con los requisitos necesarios para el pago a tus empleados, y el cumplimiento de tus obligaciones ante el SAT.
¿Qué es el CFDI nómina?
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el único tipo de facturación que el Código Fiscal de la Federación (CFF), la Ley de Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) aceptan para dar validez a un ingreso, egreso o comprobante de pago. Dentro de una relación laboral, el CFDI nómina es el comprobante fiscal que los empleadores deben emitir a sus empleados para hacer constar ante la autoridad los ingresos percibidos, retenciones de impuestos y otros descuentos laborales que apliquen.
El CFDI nómina debe emitirse ante cada pago efectuado por el empleador, y debe ser enviado al empleado como documento digital para que, a su vez, pueda hacer sus declaraciones mensuales y anuales.
El Artículo 99 de la Ley de ISR fracción III indica que se debe expedir y entregar el comprobante fiscal o CFDI nómina en la fecha que se realice la erogación correspondiente, y estos se pueden usar como constancia o recibo de pago para efecto de la legislación laboral.
El CFDI se conforma por un archivo en formato XML, que es el que tiene validez ante el SAT. El XLM es un metalenguaje extensible de etiquetas que permite delimitar categorías e información de forma comprimida. Estos archivos permiten tener miles de asientos contables organizados en un solo documento para intercambiar la información de forma más rápida, ágil y segura ya que son prácticamente ilegibles.
Cada factura incorpora información muy importante, delicada y confidencial tanto para la empresa emisora del CFDI, como para el receptor o empleado. Si alguien tuviera acceso a la información que contienen los CFDI se percataría de las actividades económicas de la empresa, ingresos, retenciones e información del empleado. Por esta razón, los CFDI se encriptan y utilizan los archivos XML como mecanismo de seguridad.
La otra parte del CFDI es un archivo en PDF, que es la representación impresa de la factura y que puede leerse fácilmente.
¿Para qué sirve el CFDI nómina?
- Como comprobante de pago para los empleados
- Como comprobante de gasto en nómina para la empresa
- Para deducir impuestos de la empresa
- Como constancia de retención de Impuesto Sobre la Renta (ISR) para la declaración anual
¿Tengo que guardar el CFDI nómina?
Sí. Tanto la empresa emisora como el contribuyente receptor deben resguardar los comprobantes de pago durante al menos cinco años de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación. Estos archivos se quedan almacenados en la base de datos del SAT, y también los podrás recuperar más adelante si recurres a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o a los servicios de Nomitek, de los que te hablaremos a profundidad más adelante.
¿Qué tipo de personal debe recibir CFDI nómina?
Todo tipo de personal de la empresa debe recibir su CFDI nómina, desde los directores hasta el personal de limpieza. Recordemos que la inscripción al Registro Federal de Contribuyentes ya es obligatoria a partir de los 18 años, y todo empleado debe declarar ingresos y pagar sus impuestos correspondientes.
Ahora bien, el CFDI de nómina se puede emitir tanto para los empleados que se encuentran trabajando bajo el régimen de sueldos y salarios, como si se encuentran en régimen de asimilados a salarios para trabajadores independientes o proveedores de servicios.
Actualización a CFDI 4.0 de nómina
A inicios del 2022 entró en vigor la actualización de CFDI 4.0, la versión más reciente y actualizada del Comprobante Fiscal Digital por Internet que fue avalada en la Reforma Fiscal 2022 por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Estas facturas pueden ser comprobantes de cualquier tipo de pago: traslado, ingreso, egreso o de sueldos y salarios cuando se emite como CFDI nómina.
Dentro de los cambios incorporados en la versión de CFDI 4.0 para nómina, actualmente se debe proporcionar más información del emisor y el receptor, así como los productos y servicios por los que se emitió la factura.
Datos que debe incorporar el CFDI nómina
De acuerdo con el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, los comprobantes fiscales deben tener la siguiente información:
- Razón social del emisor
- RFC del emisor
- Domicilio y código postal del emisor
- RFC del receptor
- Nombre completo del receptor
- Domicilio y código postal del receptor
- Régimen fiscal del receptor
- Objeto de impuesto
- Uso de CFDI
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