CFDI de nómina, requisitos con lo que se debe cumplir

El Comprobante Fiscal Digital, CFDI, es obligatorio desde el año 2014, debido a que de esta manera la información fiscal de cada factura se encuentra más segura y disponible en todo momento. Es por eso que cualquier pago, ya sea por concepto de nómina o de compra-venta debe tener el comprobante digital que lo respalde.

En la actualidad, toda empresa deberá contar con estos comprobantes por cada uno de los pagos que realice a sus empleados; su vez cada uno de sus colaboradores debe resguardar sus comprobantes, sin importar el sueldo que tengan, tiempo en la empresa o puesto, ya que con esto estarán cumpliendo con lo establecido en el año 2014.

Solamente aquellas facturas que cuenten con su CFDI en tiempo y forma, podrán ser tomadas en cuenta para ser deducibles, tal como lo marca la Ley del Impuesto Sobre la Renta en el artículo 43. Sin embargo, para que estos comprobantes sean válidos, deben cumplir con todos los requisitos marcados por el SAT (Servicios de Administración Tributaria), además de que estos deben realizarse en las fechas de pago correspondientes o antes. Después del pago, los encargados de cumplir con esta labor en las empresas, tendrán desde tres hasta once días hábiles para cumplir con esto, el plazo de los días se basa en la cantidad de colaboradores que dicha empresa tenga, mientras con más trabajadores se cuente, mayor será este tiempo.

Todos y cada uno de los CFDI deberá contar con su certificación y el folio correspondiente que lo avale, el cual únicamente se otorgará cuando se cumplan con los tiempos antes establecidos. Independientemente de esto, toda empresa deberá hacer llegar a sus colaboradores, su recibo de nómina impreso, así como el archivo XML correspondiente que lo respalde; recordemos que para que este comprobante sea válido, es necesario que cuente con ciertos datos, algunos de ellos son: folio fiscal, RFC de la empresa y RFC del trabajador, entre otros.

Cada empresa podrá decidir si entregar directamente a cada uno de sus colaboradores su recibo de nómina impreso, o bien, si crear una página o plataforma en donde ellos puedan acceder por medio de una clave para realizar la impresiones que necesiten. De cualquier manera, el empleador estará cumpliendo con sus obligaciones en cuanto a este tema.

Para que cada uno de los recibos pueda ser deducible, es indispensable que la información de la nómina de cada empresa sea la misma que se encuentra en internet. Es por esto que las personas encargadas de esta importante tarea, deben contar con los datos completos de cada uno de los colaboradores: nombre completo, CURP, número de seguridad social y RFC, además de verificar que estos sean correctos y estén bien escritos. También los datos patronales deben ser precisos: Nombre completo, riesgo, puesto, lugar de expedición, RFC y registro patronal.

Para que los CFDI sean correctos, es necesario que todos y cada uno de los conceptos de la nómina se agrupen correctamente, que estos comprobantes sean en número igual al de los colaboradores que se tienen activos, ya que de lo contrario, si sobran o faltan, es probable que la información sea incorrecta. Como ya se mencionó, otro de los requisitos para la validez de cada uno de los comprobantes es que estos se encuentren debidamente certificados y cuenten con sus archivos correspondientes, y que estos puedan abrirse sin ningún inconveniente; para asegurarse de esto será necesario revisar que cada uno cuente con la información y que no aparezcan en blanco.

Cuando todos los puntos que hemos mencionado a lo largo de esta nota han sido cumplidos, entonces los comprobantes pueden ser enviados y no tendría por qué existir ningún inconveniente.

A pesar de que probablemente todos los requisitos que hemos descrito podrían parecer demasiados y complicados, lo verdad no es así, de hecho esta nueva forma de trabajo en cuanto a los comprobante de la nómina, hace mucho más fácil el trabajo de todas las personas que se encuentran involucradas en este proceso. Anteriormente estos recibos debían hacerse a mano uno por uno, lo que tomaba largas horas y hasta días, dependiendo el número de colaboradores que se tuvieran en la empresa, pero con la revolución tecnológica a la que hoy día nos enfrentamos, este y muchos procesos más se han modificado, ahorrándonos tiempo y trabajo, al tiempo también que toda la información se encuentra más segura y sin el riesgo de llegar a perderse.

Hay que tomar muy en cuenta, que en la actualidad, el proceso de los CFDI es obligatorio, y sabemos que como empresas socialmente responsables, seguramente lo menos que querrán es tener problemas con el SAT, pues estos pueden costar mucho más, que simplemente cumplir con lo que se solicita. Ejecutar al pie de la letra lo que se pide, permitirá que las empresas no se vean envueltas en problemas, y así podrán continuar avanzando y alcanzar sus metas y objetivos principales.

Es importante tomar en cuenta que al poder llevar a cabo estos procesos de manera digital, no tendrán que desatender otros asuntos personales o de trabajo para hacer largas filas con todos aquellos que desean realizar sus propios trámites. Además, como también ya lo hemos comentado, el llevar la nómina de esta manera, ahorrará muchos recursos económicos, además de tiempo.

La tecnología no para de avanzar, y lo mejor que podemos hacer es utilizarla para mejorar y agilizar procesos y actividades que día a día debemos llevar a cabo.

En verdad esperamos que la información aquí plasmada les haya sido de utilidad para poder conocer este proceso y así cumplir con todos y cada uno de los requisitos que se solicitan a la hora de expedir estos importantes documentos, no solo para sus colaboradores, sino para el empleador, ya que con ellos puede tener un mayor control de los gastos, especialmente de aquellos que se van al concepto de sueldos y salarios.

Como empleador, es tu responsabilidad estar al día en cuanto a la información para realizar estos procesos, para que puedas informar a las personas que se encuentran a cargo de estas actividades. En Nomitek, queremos ayudarte a estar actualizado.