Cierre de año contable: recomendaciones para preparar informes de nómina anual

El fin de año se acerca y con él llega el momento del cierre contable anual. Este proceso es fundamental para tener una contabilidad saludable ya que se genera un informe de los ingresos y egresos para tener claridad de la situación financiera de la empresa.

Entre estos reportes, el de nómina es clave para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales de la empresa, además de analizar la nómina global y asegurarse de que todos los pagos se han realizado correctamente.

Hoy en el blog de Nomitek hablaremos sobre el cierre de año contable y la importancia de la gestión de nómina y reportes en ese proceso. ¡Comencemos!

Tal vez te interese leer: Ventajas de la automatización en procesos de nómina

¿En qué consiste el cierre contable anual y qué rol desempeña la nómina?

El cierre contable es un proceso que se realiza al finalizar un ciclo contable, en este caso se lleva a cabo de forma anual con el fin de evaluar la salud financiera de la empresa, analizar los resultados obtenidos durante el año y presentar los estados financieros ante las autoridades competentes. Además, este informe sirve como base para la declaración anual.

Durante el cierre contable anual se verifican y ajustan todas las cuentas contables, como la nómina, se cierran las cuentas temporales de ingresos y egresos, se trasladan los saldos a las cuentas del capital, se generan los estados financieros, balance general, estado de resultados y flujo de efectivo.

Además de lo anterior, se analizan los resultados de los informes para identificar tendencias, evaluar el desempeño y tomar decisiones estratégicas.

La gestión de nómina es una parte indispensable del cierre de año contable ya que forma parte de los gastos de la empresa y del cálculo de Impuestos Sobre la Renta (ISR), lo que implica también las deducciones de la empresa.

Muchas empresas desconocen el gasto global en el rubro de nómina, por lo que los informes anuales permiten verificar que los pagos sean correctos, que la empresa tiene la rentabilidad adecuada para mantener al personal y que los impuestos han sido calculados y erogados de forma correcta, en tiempo y forma.

Tal vez te interese leer: Reportes entregables de nómina: Información clave para tu empresa

¿Cómo preparar informes anuales de nómina?

Las empresas que tienen altos volúmenes de empleados necesitan un software de nómina para generar informes automáticos y por periodo. No obstante, es indispensable asegurarte de contar con todos los recibos de nómina donde se informa el monto de pago, el cálculo de retenciones, fechas de pago y la validez de todos los comprobantes.

El software de nómina clasifica los documentos por empleado, tipo de pago (prestaciones, salarios, comisiones, pagos de horas extra, primas dominicales, participación de utilidades, etc.), periodo de pago, entre otros conceptos para revisarlos en cualquier momento y garantizar que sean correctos.

Con base en esa información, el personal de nómina o contabilidad puede realizar la conciliación con las cuentas. Es decir, la información del sistema contable general debe coincidir con la de la nómina y el cálculo de impuestos y retenciones, garantizando que se hayan pagado en tiempo y forma.

Por otro lado, el ciclo de año contable es el momento para analizar los periodos vacacionales de los empleados, tanto los que ya las han tomado como los que las tomarán en el nuevo periodo. Al anticipar los periodos de descanso, la empresa puede destinar el monto de la prima vacacional y crear planes para cubrir al personal durante sus vacaciones.

Elementos clave del informe de nómina

Todo informe de nómina debe contener:

• Datos de los empleados. Los informes deben contener: nombre completo, RFC, número de identificación, salario base, cargo y horas trabajadas durante el periodo.
• Detalle de los egresos. En este rubro se detallan los conceptos relacionados con egresos por pago de nómina: salario base, horas extra, comisiones, bonificaciones, aguinaldo, utilidades o cualquier otro concepto de pago. Estos datos deben detallarse por quincena, mes y periodo para un análisis global.
• Deducciones. El rubro de deducciones se refiere a los montos que puedan ser devueltos a la empresa entre los que se encuentran los pagos por seguridad social, pensiones o seguros adicionales al salario del empleado.
• Prestaciones. En el informe se deben detallar las prestaciones que la empresa otorgue a los empleados, tanto las de ley como otras adicionales, como planes de jubilación, apoyo para útiles escolares, comedor, etc.

Beneficios de los informes de nómina

Los informes de nómina son indispensables durante el cierre de año contable. Realizarlos garantiza la transparencia financiera, permite acceder a información clara y concisa del personal y garantiza que la empresa está cumpliendo tanto con sus obligaciones fiscales como las laborales.

Contar con un software de nómina es clave para la generación de informes confiables, precisos y automatizados. Además, su implementación disminuye la carga administrativa del personal y evita posibles errores de cálculo o por desconocimiento.

Tal vez te interese leer: Los beneficios de utilizar una maquila de nómina

Automatiza los informes con el software de nómina de Nomitek

En Nomitek contamos con el poderoso Sistema ONCE, el mejor software de nómina en México que te permite automatizar el proceso de principio a fin. Calcula el pago de salario e impuestos de tus colaboradores, emite recibos en CFDI 4.0, genera reportes automáticos, brinda acceso a un kiosko de autoservicios para fomentar la transparencia en la información.

Además, si no cuentas con el personal necesario, en Nomitek te ofrecemos el servicio de maquila de nómina para que nuestros especialistas se encarguen de todo el proceso. Solicita más información al teléfono 55 4122 2600, o mándanos un correo a korue@nomitek.com.mx. Con gusto te atenderemos.