¿Cómo evitar multas por errores en la nómina?

Los cambios en las normas fiscales son constantes, por eso es necesario conocer bien el proceso de CFDI nómina, los impuestos, entre otras cuestiones. No importa el tamaño de la empresa, los errores por mala gestión de nómina puede afectar de igual manera y en consecuencia ser acreedores de multas por parte de Hacienda.

Cuando se trata de empresas pequeñas y medianas es común que continúen haciendo el cálculo de la nómina e impuestos de manera manual. Estas prácticas llevan a equivocaciones importantes. Por eso, es necesario tomar cartas en el asunto y corregir aquello que no está funcionando.

En Nomitek le damos soluciones electrónicas de confronta de todo tipo de CFDI, también ofrecemos los servicios de Nómina, Contabilidad, Recursos Humanos y Responsabilidad Social. Contamos con nuestro propio Sistema ONCE de nómina, un programa innovador y en constante evolución para satisfacer las distintas necesidades de nuestros clientes. Tenemos la capacidad de realizar cualquier reporte requerido en la nómina de nuestro cliente.

¿Qué aspectos tomar en cuenta para evitar errores en la nómina?

La administración de la nómina es una de las actividades claves dentro de una empresa, conlleva mucha responsabilidad y retos que se deben hacer exitosamente. De lo contrario, hay muchas probabilidades de terminar pagando multas importantes debido a errores en la nómina.

Entonces, ¿qué se puede hacer para no cometer equivocaciones que puedan representar problemas serios a una empresa?

Sistema de nómina automatizado

Hacer el cálculo de nómina de manera manual requiere de una inversión de tiempo considerable. Es por lo tanto una práctica ineficiente, además, es posible que tenga muchos errores, ya que también debe ir incluido el cálculo de los impuestos y las obligaciones fiscales. El proceso hecho a mano es tedioso, largo e inseguro.

En cambio, la opción de automatizar los procesos se vuelve una posibilidad viable y eficiente. Esto puede lograse con la implementación de un sistema de gestión de nómina. Puede optar por manejarlos usted mismo, o bien, que sea una empresa de servicio especializado del proceso de nóminas en CDMX quien se encargue del procedimiento.

Un software de nómina hace que la gestión sea más confiable, se necesite menos tiempo para terminarla, que los cálculos pueden realizarse sin errores. Además, los encargados de hacerla tendrán menos estrés y podrán destinar el tiempo ahorrado en otras actividades propias de la empresa.

Al tener un proceso automatizado está evitando cometer equivocaciones, y por lo tanto ser acreedor a multas o sanciones fiscales.

Cumpla con los plazos de pago de sus impuestos

Además de hacer los cálculos correctos, también se debe efectuar el pago de los impuestos a tiempo. El incumplimiento de los plazos para el pago de impuestos puede hacer que las empresas terminen pagando importantes sumas de dinero. Si la fecha ha pasado, lo mejor es que no deje pasar más tiempo y solucionar la situación.

Cuanto antes se comunique con la agencia tributaria podrá llegar a algún acuerdo. Para que no se le pase las fechas de pagos y declaraciones mensuales o anuales, calendarice el evento, los sistemas de administración de nómina cuentan con herramientas que le pueden ayudar para que nunca vuelva a olvidar las fechas fiscales.

Clasifique a sus trabajadores

Si su empresa tiene empleados con contratos diferentes, es necesario que los clasifique, ya que cada tipo de contrato requerirá distinta forma de tratarse en el cálculo de nómina y los impuestos. Separe los que tengan un contrato de jornada completa, los que tengan media jornada y a quienes estén contratados por horas o alguna otra situación específica.

Mantenga el presupuesto para los impuestos a pagar

No solo hace falta tener la CFDI nómina de manera correcta, es necesario que las empresas tengan presente que deberán pagar impuestos sobre la nómina. Por eso, siempre es importante tener un presupuesto apartado para cuando llegue el día de la declaración de impuestos. Si ya ha hecho el pago por algún tiempo, es posible que sepa la cantidad aproximada que tendrá que pagar cada que le toque hacerlo. Entonces, reserve ese dinero, incluso puede abrir una cuenta especial para esos movimientos.

Documentación de los trabajadores

Es importante que los datos de los empleados sean correctos, ya que la desactualización de la información puede ocasionar problemas. Por lo tanto, tenga seguridad en detalles como el nombre completo del trabajador, la fecha en la que inició el trabajo con su empresa y el día en la que lo terminó. También debe prestar atención a la fecha de nacimiento, dirección, el salario, el tipo de contrato, entre otras cosas. Esto ayudará a prevenir equivocaciones y facilitará la contabilidad de los impuestos sobre la nómina.

Haga las deducciones

Además de hacer el cálculo correcto del salario, también debe llevar a cabo las deducciones de los impuestos. No olvide incluir todos los impuestos, así como cualquier beneficio que la empresa añade como seguros de vida, caja de ahorro, en fin, las deducciones a las que, de manera voluntaria, el trabajador accede y deben hacerse. Si no se hacen estos cálculos correctamente la empresa puede ser acreedora de multas o sanciones. Cuando se trata de pagos a servicio médicos, el empleado también puede verse afectado por los retrasos.

Las equivocaciones en la nómina suceden en todo tipo de empresas y de todos los tamaños. Por eso es importante que tenga cuidado al momento de realizar la gestión, que detecte cuáles son los errores comunes, ya que así podrá tener un mayor control de la nómina y prevenir lo que puede salir mal. Por eso es necesario que las empresas cuenten con un sistema de nómina confiable, desde una planeación estratégica de sus procesos, implementar un software de nómina o dejarlo en manos de terceros.

Tener una gestión de nómina adecuada ayuda a las organizaciones a que el negocio continúe fluyendo, que el desarrollo pueda darse sin problemas, al mismo tiempo que evita el pago de multas o sanciones.

Finalmente, las equivocaciones en la nómina también tienen repercusiones dentro de la empresa. Es decir, si los cálculos no se hacen de la manera correcta, si se le descuenta de más al trabajador, si su sueldo está incompleto, habrá descontento por parte de los empleados. Además, la confianza puede perderse, pues sus colaboradores sentirán que su trabajo no es valorado como para recibir su salario a tiempo y completo, o bien, puede darse la idea que la empresa no se encuentra bien económicamente y su trabajo peligra.

Para que esto no pase, es necesario una gestión de nómina hecha de manera adecuada y sin errores.

En Nomitek ofrecemos la venta o renta de nuestros sistemas de nómina comprobados, de esta manera podrá hacer la nómina dentro de su empresa y tener su CFDI nómina adecuadamente.

Tenemos el respaldo de estar certificados en ISAE 3402, Certificado en SSAE18, certificado en 27001: 2013 gestión de seguridad de la información, sistema de confronta, manejo de jornadas y semanas reducidas, sistema de nómina, entre otras.

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