Conoce las mejores prácticas para la gestión de nómina

Los colaboradores son el corazón de toda compañía, por ello la gestión de nómina es crucial para mantener la confianza y motivación del equipo. Una gestión eficiente va más allá del pago semanal, quincenal o mensual: también abarca los cálculos de impuestos, retenciones y prestaciones, por lo que es un área compleja y difícil de llevar de forma manual.

Hoy en el blog de Nomitek te contaremos cuáles son las mejores prácticas para transformar el departamento de Recursos Humanos y nómina en uno más eficiente y rentable.

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Establecer procedimientos estandarizados 

Un proceso tan complejo como la administración de nómina requiere contar con políticas de trabajo estrictas, estandarizadas y repetitivas, ya que esto garantiza que los pagos se realicen en tiempo y forma.

Por ejemplo, una forma de establecer políticas de nómina es definir los días de pago, que pueden ser el día 1 y el 29 de cada mes, o bien, los viernes de cada semana o catorcena. De este modo no hay forma de olvidar los pagos y es posible cumplir al pie de la letra con el calendario de trabajo.

Colaboradores clasificados correctamente

Los colaboradores de la empresa deben estar clasificados correctamente para recibir su pago en función de su salario y horas laboradas. Esta clasificación debe ser la misma en todos los sistemas que se manejen en la empresa, así como en la información oficial que se maneje ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y la AFORE que maneje el empleado.

Los encargados del departamento de nómina deben revisar periódicamente la clasificación de los empleados, especialmente después de nuevas contrataciones o promociones, con el fin de garantizar el cumplimiento normativo y el correcto cálculo de nómina.

Opciones de pago más flexibles

Si bien muchas empresas ya han migrado hacia las transferencias bancarias, aún hay organizaciones donde se paga a los empleados con efectivo o a través de cheques. Brindar opciones de pago flexibles, como las transferencias a cuentas digitales, facilita mucho la gestión de nómina ya que se programa la periodicidad y montos de pago para garantizar que se envíe el dinero automáticamente a las cuentas de los empleados.

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Implementación de software de nómina

En la era digital, implementar un software de nómina no es un lujo sino una necesidad para las empresas para gestionar la información completa de los colaboradores en una sola plataforma que pueda automatizarse para calcular las horas trabajadas, pagar horas extra, calcular impuestos, prestaciones y deducciones, generar reportes de nómina, entre otras funcionalidades.

Con un software de nómina, los equipos se aseguran de tomar decisiones basadas en datos actualizados en tiempo real. Ya sea que revisen la clasificación de los empleados, analicen un aumento o simplemente se busque generar informes de gastos. El software brinda toda la información para tomar decisiones estratégicas y basadas en información actualizada.

Automatización de procesos de nómina

Como ya mencionamos, la estandarización de procesos es una de las bases para el cálculo de nómina, pero también para la automatización. Esto permite asegurar el cumplimiento de las normativas fiscales y laborales vigentes, pero también libera a los encargados del área de realizar tareas repetitivas.

La automatización permite que la gestión de nómina sea más eficiente, precisa y segura, lo que beneficia tanto a los colaboradores como a la empresa.

Autoservicios para empleados

Los empleados también necesitan tener su información a la mano. Para ello, un portal de autoservicios elimina procesos innecesarios como acudir al área de RR. HH. a solicitar vacaciones, o a pedir los recibos de pago del mes: basta con entrar a un portal con usuario y contraseña para tener la información a la mano, desde su estatus de empleado, historial de pagos, comprobantes y constancias laborales.

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Optar por la maquila de nómina

Para algunas empresas es más cómodo y rentable tercerizar sus procesos de nómina. Por ejemplo, es conveniente para las Pyme ya que pueden dedicarse a hacer crecer la empresa mientras dejan en manos expertas la gestión de nómina, con beneficios como mayor seguridad de los datos, garantía de cumplimiento y una mejor experiencia para el empleado.

Velar por la privacidad de datos

El departamento de RR. HH. maneja muchos datos confidenciales de los empleados, desde su información personal hasta sus ingresos. Por ello, es indispensable implementar prácticas de seguridad de datos que van desde el uso de firewalls y antivirus, o bien, softwares con cifrado de datos, sistemas multiacceso con diferentes permisos de privacidad.

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El Sistema ONCE de Nomitek es un software que te permitirá automatizar la nómina de tu empresa de principio a fin. Almacena la información de tus empleados, genera informes de forma rápida, reduce errores, ahorra tiempo, evita sanciones y problemas legales. Es un sistema de acceso en la nube, por lo que los encargados del departamento podrán acceder desde cualquier lugar y dispositivo, sin la instalación de software.

Nuestro Sistema ONCE tiene conexión directa con el kiosko Nomitek, sistema de autoservicios para empleados, que permite deslindar algunas actividades de RH y automatizar vacaciones, recibos de nómina, y tener al alcance cartas patronales.

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