Contabilidad electrónica: sobre la evolución de las tecnologías contables

La contabilidad electrónica y tradicional es, como muchos sugieren, el lenguaje de los negocios; ese lenguaje ha sufrido muchos cambios a lo largo del tiempo, a través de los cuales, la tecnología siempre ha contribuido a que el trabajo de los contadores sea un poco más sencilla. A medida que aumenta nuestro conocimiento de la tecnología, también aumenta la capacidad del contador para analizar valores estadísticos. Los avances tecnológicos han mejorado la capacidad de  los contadores para interpretar de manera eficiente el lenguaje de los negocios, de modo que se han convertido en asesores de negocios más confiables en nuestros días.

En esta ocasión hablaremos de la evolución de las tecnologías de contabilidad para que se comprenda mejor el rol actual de los profesionales contables. No olviden contactarnos si desean recibir los servicios de una empresa experta en contabilidad electrónica.

Podemos comenzar este artículo con la invención del ábaco, que se utilizaba para realizar seguimientos de los cálculos en los negocios. Después de esta primera máquina de cuentas, surgió la calculadora que destacaba por su precisión en el manejo de la información. A medida que la tecnología avanzaba, también lo hacía la velocidad y la competencia de los contadores, sin embargo, estos tenían aún que hacer un seguimiento de las funciones de las empresas mediante el uso de papel. El proceso de identificación, medición y comunicación de la información financiera se documentaba exclusivamente en forma de registros en papel, columnas de números y declaraciones escritas manualmente, por lo que los contadores tenían que ser muy metódicos y detallistas.

Hacia fines del siglo XX, la profesión contable comenzó a adquirir una nueva imagen con la introducción de las computadoras, las cuales han cambiado completamente a la industria. Con programas como Microsoft Excel, los contadores disponían de hojas de cálculo electrónicas con menos margen de error, lo que eliminó la necesidad de usar calculadoras, y papel. De esta manera, la formación contable básica que incluía a la contabilidad tradicional, la auditoría y la preparación de impuestos quedó en el pasado, gracias a que con el uso de las computadoras se podía realizar análisis estadísticos o pronóstico con mayor eficiencia.

Los profesionales contables del presente entienden la importancia del Internet para el comercio por lo que lo usan para ejecutar los principales procesos comerciales de las empresas. El llamado “e-business” permite a las firmas de contabilidad coordinar actividades para la administración interna y combinar las relaciones de los clientes con el uso de redes. Las aplicaciones empresariales se pueden usar en una pequeña red interna llamada Intranet, la cual puede distribuir información a los empleados, como políticas corporativas y programas, asimismo, se centra en un portal que funge como único punto de acceso. La información puede provenir de varios sistemas diferentes usando una interfaz web y pueden incluir elementos como el correo electrónico, y las herramientas de búsqueda. Los profesionales de la contabilidad también pueden comunicarse fuera de la organización con tecnología web mediante la creación de una extranet; esto permite a los clientes tener acceso limitado, vinculando una parte de la intranet de la firma contable para importar y exportar archivos de un lado a otro. De esta manera se aumenta la eficiencia y se reducen los costos operativos.

La información de esta manera pudo estar disponible para los contadores con sólo hacer un clic en el mouse, lo cual cambió la naturaleza de su trabajo. Con estas oportunidades diversificadas en el campo de la contabilidad, nuevas áreas especializadas se han desarrollado, al grado de que los dueños de negocios empezaron a buscar a los contadores para obtener asesoramiento tecnológico y poder ser más productivos. La integración de las tecnologías del cliente de forma adecuada con los sistemas del contador hizo que la práctica fuera más eficiente en el momento de redactar y reconciliar los procesos.

Ahora bien, los clientes no sólo necesitan tener procesos financieros competentes, sino que los propios contadores requieren de software para realizar un seguimiento de la información contable con mayor eficiencia. Asimismo, los contadores trabajan con los programadores de sistemas para desarrollar procesos digitales que organizasen la historia de los clientes así como sus documentos. Cuando los datos de los clientes se ingresan en dicho software, el ciclo de procesamiento le da a las computadoras las instrucciones sobre cómo procesar los datos, con lo que es posible analizar los datos e interpretar los estados financieros de los clientes a fin de aumentar su éxito. De esta manera, en lugar de llevar una maleta llena de carpetas de archivos para su revisión, los documentos pueden enviarse a través de la red u organizarse en un dispositivo de almacenamiento portátil.

En nuestros días el uso de la nube se está haciendo popular dentro de las labores contables. Se trata de un servicio que se proporciona a través de Internet para almacenar permanentemente los datos y usar las aplicaciones comerciales en un servidor remoto. Con esta modalidad los datos son permanentemente almacenados en enormes centros de datos compartidos por muchos otros usuarios. Sin embargo, los contadores deben ser consciente de los problemas de seguridad involucrados al tomar la decisión de utilizar esta tecnología, por lo que los proveedores de servicios en la nube deben estar obligados a proporcionar un entorno seguro para almacenar la información confidencial de las organizaciones.

Con todos estos avances se desarrolló lo que hoy conocemos como contabilidad electrónica, sin la cual sería difícil entender las labores contables de nuestros días. Es por ello que todo contador o firma especializada en servicios de contabilidad debe disponer de tecnologías ya que no sólo representa una ventaja para su propio crecimiento sino también para las empresas interesadas en percibir servicios eficientes, precisos y seguros.

Esperamos que esta publicación les haya parecido útil así como amena, estimados lectores, por ahora nos corresponde darla por concluida aguardando a que se pongan al contacto con nuestra firma si necesitan el respaldo de expertos en todo lo relativo a la contabilidad electrónica. En Nomitek les garantizamos servicios profesionales precisos, seguros y efectivos. ¡Gracias por habernos visitado!