CONTABILIDAD ELECTRÓNICA, SUS VENTAJAS Y BENEFICIOS

En México, en el año 2011 fue crucial en temas fiscales ya que la facturación electrónica se estableció como obligatoria para todos los contribuyentes mexicanos, de modo que la forma de emitir y entregar los comprobantes fiscales digitales se volvió digital. Aunado al cambio en la facturación surgió otro concepto: la contabilidad electrónica.

Hoy en Nomitek te contamos todo lo que debes saber sobre la contabilidad electrónica y cómo el uso de nuestro software de nómina, el Sistema ONCE es clave para las empresas con nóminas complejas y que necesitan una plataforma segura, automatizada y que se adapte a sus requerimientos.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica es el registro de las transacciones de personas físicas o morales a través de medios digitales. Estos registros deben ser presentados al Servicio de Administración Tributaria, en formato XML por medio del Buzón Tributario.

Si bien la obligatoriedad de la contabilidad en línea comenzó en 2015, fue a mediados de 2016 cuando la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) resolvió que la contabilidad electrónica y las revisiones digitales del SAT a los contribuyentes son constitucionales. Con esto, el SAT incrementó la eficacia de la recaudación al revisar, cruzar la información y verificar de forma electrónica que no existan incongruencias entre los ingresos y las declaraciones para evitar el fraude fiscal.

¿Quiénes deben llevar la contabilidad electrónica?

Todos los contribuyentes, personas físicas y morales con actividad empresarial o profesional y con ingresos iguales o mayores a dos millones de pesos y contribuyentes del régimen de arrendamiento deben llevar su contabilidad en medios electrónicos, generando sus cuentas contables, catálogos de cuentas, pólizas contables, entre otros documentos que contienen la información de los contribuyentes y les permite comprobar sus operaciones en caso de ser necesaria una revisión.

¿Qué información se envía al SAT?

Los contribuyentes deben enviar al SAT a través del Buzón Tributario la balanza de comprobación con los saldos iniciales y finales, los movimientos del periodo, el catálogo de cuentas del periodo fiscal con código agrupador, además de las pólizas contables que se generaron en el periodo y la información de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de cada operación.

¿Qué pasa si no envío la información contable?

El SAT puede hacer uso de sus facultades de fiscalización y comprobación, solicitando al contribuyente la información de su contabilidad electrónica. De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, el SAT puede solicitar la información contable incluso a los contribuyentes no obligados a enviarla de forma periódica.

Esto significa que todos los contribuyentes deben generar sus archivos contables en términos de los requerimientos del SAT y tenerlos listos en caso de que la autoridad los solicite.

¿Cuándo y cómo se envía la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica se genera en archivos con formato XML, los mismos que se utilizan para hacer un CFDI. Se debe enviar a través del Buzón Tributario del contribuyente, o en el portal Trámites y Servicios que se encuentra en la página oficial del SAT. Para ingresar al servicio, solo debes contar con tu e.Firma y contraseña.

Dentro de la información que contiene se encuentra el Catálogo de Cuentas que debe enviarse por primera vez junto con la Balanza de Comprobación y cada vez que sea modificado o se adicionen cuentas o subcuentas. El envío de la contabilidad electrónica para personas morales se realiza de forma anual el mes de diciembre; algunas personas morales deben enviar su información de forma trimestral o semanal. Por su parte, las personas físicas también deben presentar su contabilidad electrónica el mes de diciembre y enviarla de forma semestral.

¿Debo presentar contabilidad electrónica si soy asalariado?

No. Las personas físicas que cobran por honorarios no tienen la obligación de presentar su contabilidad electrónica. Por otro lado, los contribuyentes que tributan bajo el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), ya sea personas físicas o morales, no tienen la obligación de presentar su contabilidad electrónica, pero sí deben presentar sus declaraciones provisionales.

Contabilidad electrónica y gestión de nómina

Los empresarios con personal a su cargo deben conocer las prácticas más eficaces para el buen funcionamiento de su empresa, y una de estas es la gestión de la nómina. La información de la nómina también debe integrarse a la contabilidad electrónica ya que se deben presentar los CFDI 4.0 de nómina, las percepciones y deducciones de cada empleado por concepto de sueldos y salarios, las conciliaciones ante el IMSS, aportaciones patronales, créditos Infonavit y otros pagos como préstamos por nómina.

Contar con una herramienta como el poderoso Sistema ONCE de Nomitek es clave para el cumplimiento de las obligaciones fiscales ya que facilita la extracción de información, así como la correcta gestión del departamento de nómina.

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