Descubre la importancia de la protección de los datos personales en la gestión de nómina

La gestión de nómina es uno de los aspectos más importantes para las empresas, no solo porque consiste en los recursos económicos que se destinan para el pago de salarios, sino porque es un proceso en el que se manejan datos personales de los empleados e información financiera de la empresa. Por esta razón, implementar medidas de seguridad es indispensable para prevenir el fraude, robo y posibles fugas de datos.

Hoy, en el blog de Nomitek analizaremos la importancia de la protección de datos, además de las mejores prácticas para garantizar la seguridad de la información que se maneja en las empresas y te contaremos cómo un software de nómina como nuestro poderoso Sistema ONCE te ayudará en todo el proceso.

¿En qué consiste la gestión de nómina?

Antes de profundizar en el tema de la seguridad de los datos, es importante comprender qué significa la gestión de la nómina. La gestión o administración de nómina es un proceso que abarca el cálculo y procesamiento de la remuneración que los colaboradores deben recibir como pago por sus servicios. Esto incluye tanto el salario neto como los impuestos, las deducciones, beneficios y otras prestaciones para los empleados.

Además, la gestión de la nómina también implica que la empresa debe mantener registros precisos de la información financiera de sus empleados. Tanto los recibos de nómina CFDI 4.0, como los datos personales de cada colaborador.

Seguridad en la gestión de nómina

El procesamiento de nómina es un área donde se maneja información confidencial, desde los datos del empleado como nombre, dirección, RFC, CURP, dirección, número de seguridad social, salario, deducciones, entre otros. Si, por accidente, esta información cayera en manos equivocadas, los empleados podrían ser víctimas de robo de identidad, fraude, o de chantajes.

Por su parte, las empresas o patrones también pueden tener riesgos si su información es filtrada, ya que la nómina incluye los salarios de los diferentes empleados, lo que es un indicio de sus ingresos. Además, la Ley de Protección de Información Personal indica que las empresas son las responsables de preservar la información tanto de los empleados como de los clientes, y deben tomar medidas para protegerla y evitar que se utilice para fines fraudulentos.

El incumplimiento de las medidas de seguridad en la gestión de la nómina puede hacerlas acreedoras a sanciones y multas. Sin embargo, la reputación de la empresa también puede verse comprometida.

Si la información de los empleados es filtrada debido a fallas en las medidas de seguridad, tanto empleados como clientes pueden perder la confianza en la organización, lo que puede mermar su capacidad para atraer y retener talentos, además de cerrar tratos con nuevos clientes.

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Recomendaciones para preservar la información en la gestión de nómina

Preservar la información en la gestión de nómina requiere diferentes prácticas, que pueden combinarse para obtener mejores resultados:

Contar con un software de nómina

Centralizar la información de los colaboradores en una sola plataforma es una medida inteligente, que evita que se den fugas de datos, o documentos impresos por todos lados. Un software de nómina como el Sistema ONCE de Nomitek es la forma más segura de gestionar la información de los colaboradores, es una plataforma en la nube, con datos cifrados que no pueden ser hackeados, lo que elimina el riesgo de que la información caiga en manos equivocadas.

Limitar el acceso al sistema de nómina

El acceso al sistema de nómina debe limitarse únicamente al personal encargado de los cálculos de pagos, retenciones, horarios, entre otros. Esto puede abarcar al personal de Recursos Humanos o de contabilidad.

Además, el software de nómina permite delimitar los accesos al asignar roles y permisos para que cada usuario solo pueda tener la información relacionada con su puesto de trabajo.

Implementar contraseñas seguras y cambiarlas con frecuencia

Es muy importante que los empleados estén conscientes de la importancia de contar con contraseñas seguras, robustas y poco predecibles, que contengan una combinación de números, caracteres especiales, letras mayúsculas y minúsculas para que sean imposibles de adivinar.

Además, es recomendable no usar los sistemas de guardado automático de contraseñas, especialmente si la computadora es compartida, o hay muchos miembros del equipo de trabajo en la empresa. Hacer un cambio de contraseñas de forma periódica también es recomendado para evitar filtraciones de datos.

Capacitación y monitoreo al personal

Contar con un sistema de administración de nómina no es suficiente. Los colaboradores deben saber utilizarlo y sacarle el máximo provecho para el cálculo correcto de la nómina y para reconocer posibles amenazas de seguridad, evitarlas, proteger la información y crear una cultura de seguridad en todas las áreas de la organización, especialmente en la de gestión de nómina.

Confía en Nomitek

Si la seguridad de la información de tu empresa te preocupa, acércate a Nomitek. Contamos con soluciones infinitas en nómina, así como el servicio de maquila de nómina para que tengas la certeza de que tus datos y los de tus colaboradores estarán protegidos.

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