Elementos para efectos de seguridad social que deben tener los recibos de pago

Cuando los patrones comienzan una relación laboral tienen la obligación de registrarse ante el IMSS, adherir a los miembros de empresa al Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS) y notificar las cuotas patronal-obreras respectivas. El IMSS posee la facultad de solicitar información relevante a los patrones y los recibos de nómina para corroborar si es correcto el salario base de cotización de los empleados y si las cuotas se pagaron de forma adecuada. Para efectos de seguridad social es importante que se consideren algunos elementos en el recibo de pago. Puede ser una labor complicada para algunos, por lo que vale la pena que se acerquen a una empresa que proporcione el servicio de nómina y seguridad social.

Elementos esenciales del recibo de nómina

El recibo de nómina tiene el objetivo de justificar el pago del salario de los trabajadores y para que el empleador tenga una constancia de haberles pagado. Se trata de un documento donde constan las deducciones que corresponden conforme a la ley, por ejemplo, los trabajadores reciben una constancia sobre los impuestos que le son retenidos o la deducción por créditos solicitados. Contar con una documentación de las deducciones es muy útil para los patrones, ya que puede reportar de forma exacta sus aportes, cuotas e impuestos retenidos.

El recibo es utilizado también para acreditar las percepciones que recibieron los empleados y de esta manera establecer si es correcto el salario base de cotización que sirvió para cubrir las cuotas patronal-obreras. Es importante que los patrones conozcan los elementos esenciales de los recibos de nómina y comprenderlos detalladamente con ayuda de terceros que ofrezcan el servicio de nómina y seguridad social.

El artículo 15, fracciones II y IV de la Ley del Seguro Social prevé que las empresas deben llevar registros como listas de raya y nómina, en los que se determine la cantidad de días de trabajo y los pagos percibidos por el personal, además, otorgar al IMSS los elementos requeridos para precisar la naturaleza, existencia y cuantía de sus obligaciones. Tales cargas se cumplen por medio de los CFDI que conforme el numeral 99, fracción III de la Ley del Impuesto sobre la Renta, deben expedirse y entregarse como comprobante de pago al personal. Los artículos 132 y 804 de la Ley Federal del Trabajo, señalan que los documentos sirven para:

• Proporcionar una constancia por escrito del salario proporcionado, cantidad de días trabajados y relacionada con los servicios cuando un empleado salga de la empresa o lo así lo solicite.
• Mostrar en juicio laboral o de conflicto de seguridad social el recibo de pago de la participación de vacaciones, utilidades, prima vacacional, aguinaldo y las cuotas y aportaciones de seguridad social.

El recibo de nómina debe contener los siguientes elementos, según el dispositivo noveno del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización:

• Número del registro patronal del empleador, nombre, razón social o denominación y RFC.
• Nombre del trabajador, CURP, RFC, fecha de ingreso al puesto, duración de la jornada y tipo de salario.
• Aguinaldo, prima vacacional y PTU que perciba el empleado.
• Bonos proporcionados y retenciones de impuestos y de las contribuciones de seguridad social.
• Horas extras trabajadas.
• Puesto del empleado, firma de conformidad, periodo de pago y los días trabajados.
• Descuentos realizados y sus razones.
• Fecha de creación el recibo.

Si el CFDI cuenta con esta información los patrones tendrán los elementos necesarios en materia de seguridad social para para corroborar la determinación de las cuotas patronal-obreras.

Ahora bien, el numeral 101 de la Ley Federal de Trabajo señala que los CFDI deben entregarse a los empleados, ya sea de manera impresa y por otros medios. En el caso de los recibos impresos, deben tener la firma del trabajador para que sean válidos. Aquellos recibos en los CFDI remplazan los comprobantes impresos, además, sus contenidos hace prueba si se verifican en la página web del SAT. Se recomienda por ello que los patrones usen el CFDI nómina a efectos de acreditar el pago adecuado de sus contribuciones, usen una versión impresa para que sea firmada por el subordinado y se refuerce su validez.

Es importante que también tengan otras pruebas que se relacionen con el CFDI como las transferencias bancarias del salario del empleado, contratos laborales y las de asistencia con sus respectivas firmas.

Consejos para la emisión de los CFDI de nómina

Para que los patrones emitan el CDFI de nómina adecuadamente, el SAT publicó una serie de recomendaciones que mencionaremos a continuación. Pueden ser laboriosas y complicadas, por lo que quizá les resulte más cómodo el respaldo de una empresa que opere con un software de nómina.

• Inscriban a su personal en el RFC, incluso al extranjero. Eviten usar el RFC genérico para operaciones con el público en general.
• Generen y proporcionen a sus empleados la factura de nómina por sueldos o asimilados a salarios.
• No emitan facturas duplicadas y validen la información en el Visor de nómina para patrones que está en la página del SAT.
• Clasifiquen las percepciones y deducciones adecuadamente y eviten clasificar como exentas las percepciones que se consideran gravadas.
• Calculen bien las percepciones exentas conforme lo establecido en la Ley del Impuesto sobre la Renta.
• Registren a su personal en el régimen y con las deducciones y percepciones con las que fue contratado.
• Si necesitan descontar las percepciones reportadas en exceso usen las claves de deducción llamadas «Ajuste».
• Registren el subsidio para el empleo causado, incluso cuando no se entregue al personal de manera efectiva.
• Eviten entregar cantidades para el empleo que superen los montos establecidos.
• Clasifiquen el monto del ISR retenido que corresponde al periodo de pago con la clave «002» de deducción. No olviden que la clave «101» se usa con el fin de reportar el resultado del cálculo anual del ISR.
• Calculen el impuesto anual del ISR a sus empleados cuando estén obligado a ello. Recuerden que son responsables solidarios de la retención de impuesto que tienen que efectuar para ellos.
• Reporten los viáticos proporcionados en el apartado «Otros Pagos» junto con su correspondiente comprobación en el apartado «Percepciones».
• Reporten en la factura de nómina la prestación por concepto de fondo de ahorro.

Si les parece un proceso complicado y desean ahorrar valioso tiempo para concentrarse en sus operaciones contacten al equipo de Nomitek. Para más información sobre el servicio de nómina y seguridad social marquen al (55) 4122 2600 o completen el formulario de nuestro sitio web.