Errores e inconsistencias frecuentes en la emisión de CFDI 4.0

La gestión de nómina es una de las actividades más importantes de toda la empresa. En la factura electrónica CFDI 4.0 se encuentra toda la información sobre los salarios, retenciones de impuestos, comisiones, entre muchos otros datos. De este modo, un error en el cálculo de la nómina puede ocasionar desde una diferencia en los pagos, hasta discrepancias fiscales ante entidades como el Servicio de Administración Tributaria (SAT), o ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

Hoy en el blog de Nomitek te contaremos cuáles son los errores más frecuentes relacionados con el CFDI 4.0 y cómo puedes evitarlo con un software de nómina como el Sistema ONCE.

Errores al ingresar las cantidades de pago

Los empleados que tienen diferencias en sus salarios, por ejemplo, que perciben ingresos variables como el pago de comisiones o de horas extra, requieren que se les generen recibos de nómina diferentes, mes con mes. Durante el cálculo de nómina se deben considerar el salario base, las horas extra, las comisiones, pagos adicionales como el reparto de utilidades, los días laborados, además de las retenciones y el cálculo de ISR. Al generar los pagos y el CFDI 4.0 se deben considerar todos los rubros para asegurarse de que las facturas se emitan de forma correcta.

Usar facturas anteriores como base

Las facturas electrónicas en general cuentan con un formato que facilita su generación. Además, las empresas cuentan con formas estándares de trabajo para agilizar los procesos y asegurarse de que se realicen rápidamente. Y si bien por una parte es una buena alternativa el usar como base las facturas anteriores, es indispensable saber que los recibos de nómina no siempre serán iguales, ya que se deben considerar los días trabajados, los bonos, descuentos, horas extra, antigüedad, entre otros.

Errores al capturar el RFC

El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es una clave de 13 dígitos alfanuméricos que identifica a los contribuyentes como personas físicas o morales ante el SAT. Al capturar la información de forma manual, el riesgo de escribir mal los datos es mayor. En este caso, el recibo de nómina no estaría relacionado con el empleado.

Problemas con la CURP

La Clave Única de Registro de la Población (CURP) es una clave de 18 dígitos alfanuméricos que se componen por las siglas, fecha de nacimiento, género y las letras del lugar de nacimiento de todos los habitantes de México. Como su nombre lo indica, este instrumento sirve para registrar de forma individual e identificar a cada habitante del país.

Entre los errores más comunes se encuentra escribir mal la CURP y duplicarla, es decir, utilizar la misma CURP en dos empleados diferentes. Al igual que los errores con el RFC, un dato equivocado provoca que el recibo de nómina ya no sea asociado con el contribuyente.

Errores en el régimen de contratación

Durante la generación de un CFDI 4.0 se debe conocer el tipo de contrato correspondiente a cada empleado, además del régimen de contratación, si hay aumentos o promociones de nivel. Es muy importante mantenerse al día con el departamento de Recursos Humanos, especialmente en las empresas que cuentan con cambios frecuentes en su personal, como modificaciones de salarios o cambios de puestos

Es importante validar con el área de Recursos Humanos qué tipo de contrato corresponde a cada uno de sus empleados, así como el régimen que corresponde a su contrato. Por esta razón, es importante no usar como referencia los recibos de nómina anteriores ya que este tipo de errores se originan al ingresar los datos.

Cálculo de impuestos erróneo

Lamentablemente, los encargados de la generación de nómina pueden realizar erróneamente los cálculos de las retenciones de impuestos, lo cual puede causar inconsistencias y discrepancias fiscales a la empresa. Este error es frecuente cuando se utilizan procesos manuales y se tiene una gran cantidad de empleados en nómina.

¿Qué hacer para evitar errores en la factura 4.0?

La mayoría de los errores cometidos en la generación de un recibo de nómina consisten en los procesos manuales. Por ello, contar con un software de nómina como el Sistema ONCE es la forma más eficaz de generar las facturas de forma automatizada, con cálculos correctos y considerando los parámetros como comisiones, bonos, retrasos y otras variables en el cálculo de nómina.

El Sistema ONCE es un desarrollo de Nomitek con el respaldo de IBM, lo que garantiza su usabilidad y disponibilidad 24/7. Además, se actualiza frecuentemente para que siempre tengas la certeza de que tus recibos de nómina se generarán con la versión de CFDI actualizada.

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