Errores más comunes en la nómina manual y cómo solucionarlos

En el pasado, la nómina manual representaba el único método para realizar el pago de servicios a cada uno de los empleados, este sistema estaba muy bien si se trataba de empresas que no tenían mayor número de empleados y que no requerían de muchos datos para generar los documentos de nómina, no obstante, a medida que crecían los empleados y los pagos, se evidenciaba que el humano cometía fallos que, ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria) eran  imperdonables y suponían retrasos y hasta multas.

En este sentido, en la última era se potencializó el uso de la nómina en la nube como un sistema informático en el que se subían los datos correspondientes a la nómina y este realizaba los cálculos de manera automática y sin ningún error humano que podría representar una pérdida de dinero y tiempo, además, de esta manera, los encargados de realizar la nómina estaban seguros y podían dedicarse a realizar otras tareas operativas necesarias para la empresa.

De igual manera, este sistema de nómina era cumplido, al no tener fallas de ningún tipo, el día que se ingresaran los datos, ese mismo día se tenía la capacidad de desembolsar el respectivo dinero en las cuentas de los diferentes empleados, por lo que apoyaba a que la motivación de los empleados se incrementará y el flujo de trabajo fuese más eficiente, es decir, los empleados trabajarían mejor y se cumplirían más rápido los objetivos corporativos, generando a su vez más ganancias.

No obstante, sin importar estas grandes ventajas, existen empresas que siguen utilizando un sistema de maquila de nómina manual y han tenido que enfrentarse a diversidad de líos legales y económicos; por este motivo, Nomitek ha preparado el presente artículo para que aquellas corporaciones que no se deciden por acceder al sistema tecnológico en la nube evidencian los errores que se cometen al implementar protocolos manuales y de qué manera los podrían evitar al contratar un servicio de nómina evolucionado.

Errores en el ingreso de cifras

Este es uno de los más comunes cuando no se cuenta con un sistema de nómina en la nube que registre los valores de salarios y descuentos fiscales que son necesarios, ya que un fallo en un sólo dígito por errores involuntarios va provocar que todo el cálculo se realice de manera incorrecta y ocurran escenarios en los que: se le dé al empleado más o menos dinero del que devenga comúnmente, se paguen impuestos excesivos o no se paguen completos lo que generará multas y errores en el sistema tributario.

Además, si se le debe pagar al empleado lo correspondiente en vacaciones, festivos, incapacidades médicas u horas extra y estos no se digitan y por ende se omiten, se generará disgustos por parte del empleado, algo que puede conllevar incluso a demandas que afecten económica y judicialmente a la compañía.

Uso de plantillas de regímenes anteriores

La actualización de recibos actual es la CFDI 3.3, implementada por el SAT como una plantilla para la emisión de facturas electrónicas en todo tipo de empresas para tener referentes de pagos de nómina y otras transacciones económicas; al utilizar un sistema manual, los empleados muchas veces no estarán ceñidos a las versiones más recientes, sino que aplicarán aquella con la que hayan aprendido o que sea de su agrado, lo que en términos tributarios genera grandes problemas.

Sin embargo, si se decanta por un sistema de nómina en la nube, siempre estará utilizando la última versión de facturación electrónica, por lo que no deberá preocuparse en lo absoluto de usar documentos antiguos, sino que siempre estará en regla con lo que exige el SAT.

Fallos en el RFC

El Registro Federal de Contribuyentes es un código alfanumérico que es expedido por el SAT para identificar claramente todas las personas morales y físicas que se encuentren en el sistema tributario y de esta forma otorgar un control sobre el estado tributario de las personas; si este código se digita manualmente y se omite un dígito o se escribe incorrectamente, esto dará paso a que se confunda con el registro de otra persona o, peor aún, que no se encuentre en el sistema.

Errores en la digitación del CURP

Similar al fallo anterior, la Clave Única de Registro de Población es un código de 18 caracteres derivados del nombre que identifica a cada mexicano en el sistema y le sirve al SAT para conocer la identidad del que se le está pagando; un fallo en la digitación indicará que la persona no existe y la nómina estará incorrecta para el SAT, ya que se le pagan honorarios a alguien que no reside en el sistema.

Todos estos errores son fáciles de corregir y no requieren de capacitar o cambiar a los empleados, simplemente requiere de una llamada al (55) 4122 2600 para que solicite rápidamente nuestro servicio especializado y a prueba de errores de nómina en la nube.