Lo que deben de saber del recibo de nómina

La emisión del recibo de nómina es una obligación de las personas físicas o morales que disponen de trabajadores para realizar sus actividades comerciales, por tal motivo, si están en proceso de regularizar su negocio ante el SAT o son emprendedores es importante que conozcan diversos aspectos sobre este comprobante como su definición, elementos y algunos consejos para expedirlos.

¿Qué es el recibo de nómina?

Consiste en un comprobante que avala lo que el líder de negocio proporciona como sueldo a los empleados juntos con las retenciones pertinentes y conforme al monto reflejado y lo que dicta el artículo 99, fracción III y el 150 de la LISR. Se trata de una obligación de los empleadores y derecho de los empleados, que puede supervisarse en la aplicación «Visor de nómina» que el SAT pone al alcance de ambos en su página de internet.

El recibo de nómina que tiene funciones importantes para los trabajadores hace constar que los contratantes cumplieron con su pago y es una condición básica cuando se liquida un salario, debido a que señala cuánto se paga y retiene, de modo que sin su efectuación no podría ser cancelado por el líder de negocio.

En el pasado su elaboración era lenta y complicada ya que debía realizarse cada soporte de forma manual, además, el cálculo de la nómina, descuentos y valores pagados tenía que hacerse individualmente para cada trabajador. Actualmente su generación se realiza automáticamente con la ayuda del software de contabilidad.

La información sobre el negocio y personal se sistematiza y se actualizan constantemente los datos sobre los días trabajados, prestaciones recibidas y horas extra. El software de nómina, que genera el comprobante, elimina los errores humanos en la colocación de información, lo que optimiza las relaciones laborales, ya que ofrece mayor claridad a los empleados sobre sus descuentos e ingresos. Esto les permite planear sus ahorros y gastos con precisión.

¿Cuáles son sus componentes?

Pueden dividirse en dos:

Datos del empleador o empresa

Se subdivide en tres elementos:

• Razón social y RFC de la empresa.
• Registro Patronal o Registro del IMSS. El líder de negocio obtendrá del IMSS un documento de identificación por cada registro patronal con el número de registro patronal que haya asignado el IMSS.
• Régimen Fiscal en que tributa el patrón. Se trata del conjunto de instituciones y normas que rigen la situación fiscal de una persona física o moral o el conjunto de obligaciones y derechos que se derivan del desarrolla de una actividad específica.

Datos del personal

Esta sección del recibo de nómina se subdivide en los siguientes elementos:

• Nombre y RFC del empleado.
• Se trata del código único y alfanumérico que cuenta con ocho caracteres y permite la identificación de los habitantes de todo el país.
• Número de afiliación del IMSS. Conocido como NSS, es permanente, único e intransferible y permite el control y registro del personal y sus asegurados.
• Se refiere al área en el que un empleado específico efectúa sus actividades y funciones.
• Cantidad de días pagados. Consiste en el sueldo percibido por el personal, sin importar la forma del pago, ya sea semana, quincenal o mensual.
• Fecha que indica el inicio de operaciones de un trabajador.
• Tipo de contrato. Tiene que registrarse la clave del tipo de contrato que el empleado tiene con su patrón, en virtud del cual el primero se compromete a brindar sus servicios a cambio de un salario. Puede ser temporal, indefinido, en prácticas para el aprendizaje y formación.
• Tipo de jornada. Puede ser diurna, nocturna o mixta.
• Forma de pago. Puede ser en efectiva, por transferencia electrónica de fondos o cheque.
• Se trata de la suma de las percepciones que se pagan al empleo. Los campos por sumar son Total Sueldos, Total Separación Indemnización y Total Jubilación Pensión Retiro.
• Se trata de la suma de descuentos que se aplican al personal, es decir, la suma de los campos Total Otras Deducciones y Total Impuestos Retenidos.
• Horas extras. Se refiere al tiempo adicional que un empleado efectúa sobre su jornada, la cual suele ser de ocho horas.
• Hace referencia al reconocimiento de la imposibilidad de realizar una actividad. Existen varias incapacidades en el ámbito de la Seguridad Social con efectos, tiempos y requisitos distintos.
• Salario diario.
• Salario diario integrado. Puede registrarse el importe del sueldo integrado con los pagos realizados en efectivos que se expresan diariamente, percepciones, primas, habitación, gratificaciones, prestaciones en especie, comisiones u otra cantidad entregada al personal por su labor conforme al artículo 84 de la Ley Federal del Trabajo.
• Total sueldo. Se trata del total de percepciones exentas y gravadas por salarios y conceptos asimilados a estos.

¿Qué hacer al expedir recibos de nómina?

Expedir el recibo de nómina puede derivar en malas prácticas o errores por lo que recomendamos hacer lo siguiente:

• Eviten usar el RFC genérico. La clave XAXX010101000 tiene la función de amparar operaciones con quienes no están adscritos el Registro Federal de Contribuyentes. Si eres patrón tienes la obligación de dar de alta ante el SAT a tus dependientes para que cuenten con una homoclave. El trámite no tiene costo y se requiere únicamente la CURP de cada uno.
• Asienten las deducciones y percepciones de forma correcta. Tienen que asegurarse de anotar en el comprobante los sueldos y percepciones correspondientes como aguinaldos, tiempo extra, primas vacacionales, viáticos, incapacidades, entre otros. Registren también las deducciones como seguro social, retención del ISR, caja de ahorro y pensión alimenticia, para lo cual tendrán que recurrir a los catálogos del Complemento de Nómina y de tipo de deducciones.
• Eviten duplicaciones y entreguen la nómina al personal. Entregar el recibo de percepción a los empleados es una obligación, aunque también les ayudará a gestionar mejor los CFDI nómina que emitan y evitará repeticiones de folios y series.
• Registren el subsidio para el empleado. Tienen que registrar el sueldo del trabajador, aunque supere los montos establecidos en la RFM vigente para acceder al subsidio. En el caso de los que sí lo tengan será suficiente con anotarlo según las tablas del Anexo 8. Para aquellos que no lo tengan, es indispensable ingresar la clave 002 en el campo de «Otros pagos» y colocar un importe de 0.01.
• Usen bien las claves de ajustes. Si cometen errores en el comprobante que generen pueden cancelarlo, emitir uno nuevo o corregirlo mediante las claves de ajustes, que se incluyen en el catálogo de tipo de deducciones.

Son solo algunos consejos para expedir adecuadamente los recibos, sin embargo, si desean agilizar y volver más sencilla esta labor, respáldense en expertos como los que conforman a Nomitek, los cuales operan con el Sistema Once, que proporciona confidencialidad y dispone de diversas certificaciones. Para más información marquen al (55) 4122 2600 o visítennos en Av. Insurgentes Sur #107, Col. Juárez, alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México.