Servicio de proceso de cálculo de nómina y actualizaciones en materia laboral

En términos concretos, los servicio de proceso de cálculo de nómina son considerados el medio por el cual un patrón, denominado contratista, presta servicios con sus trabajadores bajo su dependencia a favor de un contratante. La empresa contratante debe asegurarse al momento de contraer un servicio de este tipo, que la contraparte cuente con toda la documentación legal para cumplir obligaciones que deriven para una relación con los trabajadores, así como también deberá corroborar que cuente con las disposiciones aplicables en materia de seguridad, salud y medio ambiente en el trabajo.

En este sentido, en temas de reformas fiscales y laborales, es de vital importancia que las empresas que se dedican a brindar servicios de cálculo de nómina estén bien actualizadas, ya que algún desconocimiento de las nuevas leyes implicaría errores en sus procesos y por consecuencia en el servicio que ofrecen, además de incurrir en faltas legales.

Adentrándonos en estos temas, la base de los procesos de nómina, se deben considerar las leyes aplicables establecidas por la Ley Federal de Trabajo, la Ley de IMSS, la Ley del ISR y la Ley de Infonavit, debido a que los procesos están regidos por estas instituciones.

El salario mínimo, concepto clave para el pago de nómina, es aquella cantidad establecida por la ley que deberá ser pagada como mínimo a cualquier trabajador que preste sus servicios a un empleador.  Para el año 2016 el salario mínimo era de $73.04 diarios, establecido a propuesta del Consejo Nacional de Salarios Mínimos. Para este año 2017, el salario mínimo establecido es de 80.04, lo que obliga a las empresas a modificar sus salarios a aquellos trabajadores que se encuentren ganando el mínimo.

En el año 2015, la Cámara de Diputados autorizó que el salario mínimo deje de ser una unidad de medida para fijar cuotas, pagos créditos, multas y sanciones, y que con esto se permita que el aumento del salario sea más flexible, debido a que cuando el salario mínimo subía, también lo hacían las deudas, cuotas, multas y créditos adquiridos, por lo que la gente terminaba pagando más.

Es por esto que desde el día 27 de enero de 2016, se encuentra vigente la reforma constitucional que establece la nueva Unidad de Medida y Actualización (UMA) como la referencia económica en pesos para determinar la cuantía del pago de las obligaciones en las leyes federales de la Ciudad de México, así como en las disposiciones jurídicas que emanen de todas las anteriores. Es decir, este concepto sustituye al salario mínimo como referencia para diversos conceptos como multas, leyes, reglamentos, créditos hipotecarios, entre otros.

Para el 2016 el valor de la UMA era de $73.04, sin embargo, para este 1 de febrero aplicará el nuevo valor de $80.04. Para obtener el valor inicial mensual de la UMA, será producto de multiplicar el valor inicial vigente por 30.4, y el valor inicial anual será producto de multiplicar el valor inicial mensual por 12. El organismo encargado de fijar de manera anual el valor de la UMA será el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI).

Para los procesos de maquila de nómina de las empresas, las compañías que prestan el servicio de proceso de cálculo de nómina, deberán considerar entonces, el valor de la UMA para el pago de las obligaciones fiscales, laborales y sociales, de las empresas contratantes y de las propias, ya que están sujetos a los cambios en las disposiciones legales que apliquen cada año.

Otro dato importante a conocer acerca de los procesos de nómina actuales, es la modificación a los comprobantes de pago, ya que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció una nueva versión del complemento de las facturas electrónicas como comprobante del pago de nómina, que estará vigente a partir del 1 de enero de 2017.

Recordando que a partir del 2014, todas las empresas deben timbrar, es decir, emitir factura, de todos los recibos de nómina que entreguen a cada uno de sus trabajadores.

El nuevo complemento debe integrar el tipo de empleado al que se le emite, especificando, además, el área a la que pertenece y el concepto de pago realizado. Otros datos obligatorios que debe contener son:

• Nombre del trabajador
• CURP
• Tipo de contrato
• Régimen
• Número de empleado
• Periodicidad de pago
• Clave de la entidad federativa
• RFC

En el campo de percepciones se deberá incluir el monto total que recibe el trabajador con todo e impuestos y el total que recibe exento de impuestos. En el campo de deducciones, se debe expresar el monto de deducciones diferentes al impuesto ISR. En otro deberá venir el total de los impuestos retenidos. Todo esto conformará el importe total de deducciones.

Es así que el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) por pago de nómina y todos los complementos deben generase cada vez que el empleador deposite a sus trabajadores, ya sea que se realice el pago de manera semanal, quincenal o mensual. Este dato implica para los realizadores de la nómina, contar con un auxiliar de emisión de facturas, ya sea un proveedor o un software, que se encargue de incorporar este anexo para la expedición bajo el estándar técnico mencionado.

La información antes mencionada puede servir tanto a las organizaciones que contratan los servicio de proceso de cálculo de nómina, como para estas últimas, por lo que es fundamental mantenerse al día en las actualizaciones de las leyes vigentes en la Ciudad de México, para exigir un servicio de calidad por una parte, y por la otra, para brindar un servicio de alta calidad a los clientes conforme a lo establecido por la ley.