Uno de los procesos más complejos para las empresas en México es la gestión de nómina, es decir, el conjunto de acciones relacionadas tanto con el pago de salarios como de impuestos, retenciones, prestaciones, entre otros conceptos.
En Nomitek somos la empresa número uno en soluciones de nómina en México. Contamos con el mejor software de nómina para la automatización de los procesos de principio a fin: nuestro poderoso Sistema ONE.
Con nosotros encontrarás el servicio de maquila de nómina y ASP: Renta del Sistema de nómina para que te asegures de que los expertos se encarguen de esta área crítica y tú te dediques a hacer crecer tu actividad económica.
Hoy te contaremos todo lo que debes saber sobre la nómina: qué es, cómo se compone, el marco legal, los requisitos para emitirla y las recomendaciones para elegir al mejor proveedor de nóminas. ¡Comencemos!
¿Qué es la nómina?
La nómina es el registro financiero que las empresas realizan de los salarios de sus colaboradores. Esto incluye desde el cálculo de salario, la retención de las prestaciones y el pago de impuestos durante un periodo determinado.
El recibo de nómina es el documento que comprueba que se emitió el pago correspondiente al salario, por lo que se utiliza como parte de los registros financieros de las empresas para tener un adecuado control fiscal y contable.
Este recibo de nómina debe emitirse en formato de CFDI 4.0, la versión actual de la facturación electrónica, por lo que es necesario utilizar la plataforma del SAT o, mejor aún, un software especializado como el Sistema ONCE de Nomitek.
Tipos de nómina
La nómina se clasifica con base en la periodicidad de pago en semanal, catorcenal, quincenal o mensual. La más común es la quincenal, ya que permite una mejor administración de los recursos a los empleados.
También se puede clasificar con base en el tipo de colaboradores en ordinaria para pagos regulares que se hacen a los empleados fijos; extraordinaria para trabajadores eventuales y especial para pagos específicos, como indemnizaciones o finiquitos.
Componentes de la nómina
La nómina se compone por los siguientes datos:
- Nombre completo del empleado
- RFC
- Dirección con código postal
- Salario neto
- Clasificación del empleado
- Horas de trabajo efectuadas
- Deducciones, retenciones y prestaciones del empleado
- Razón social y RFC de la empresa
Marco legal de la nómina en México
En México, las leyes que regulan la nómina en México son la Ley Federal del Seguro Social, la Ley Federal del Trabajo, el Código Fiscal de la Federación y la Ley de Impuesto Sobre la Renta. A continuación, mencionaremos brevemente cada una de las leyes:
- Ley del Seguro Social (LSS). La LSS determina el marco legal para garantizar el derecho a la salud de los trabajadores mexicanos a través de instituciones como el IMSS, además de incluir normas relacionadas con los seguros de enfermedades, maternidad, riesgos de trabajo, retiro, guardería, cesantía y vejez.
- Ley Federal del Trabajo (LFT). La LFT contiene los derechos de los trabajadores y los aspectos obligatorios para los empleadores en México como el pago de salarios, salario mínimo, prestaciones de seguridad social, aguinaldo, horas máximas de trabajo, condiciones de seguridad ocupacional, indemnizaciones, entre otras para crear condiciones de trabajo justas.
- Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). La LISR contiene las disposiciones aplicables al pago del Impuesto sobre la Renta (ISR) sobre los ingresos obtenidos.
- Código Fiscal de la Federación (CFF). El CFF contiene las regulaciones fiscales relacionadas con el pago de ISR, las deducciones del recibo de nómina, las retenciones, así como la regulación de los servicios de subcontratación y obras especializadas.
- Leyes de INFONAVIT y FONACOT. Si bien estas leyes no establecen requisitos para solicitar un crédito con una tasa de interés controlada, uno para la adquisición o remodelación de vivienda (INFONAVIT) y para otro fin como la adquisición de un vehículo (FONACOT). Además, ambos establecen los porcentajes del salario a retener del salario del trabajador.
Requisitos para la gestión de nómina
Los contribuyentes personas físicas y morales deben registrarse ante el IMSS como empleadores y obtener un número de registro patronal, asimismo deben registrar su actividad económica ante el SAT y obtener la e.Firma para poder emitir recibos de nómina.
Una vez que han constituido como empleadores, al contratar personal se debe celebrar un contrato donde se especifique el salario, jornada, prestaciones y condiciones generales de trabajo.
Actualmente, los pagos se deben realizar a través de medios digitales como transferencia interbancaria desde una cuenta a nombre de la empresa y emitir un CFDI de nómina para realizar el cálculo de la nómina general, deducir los impuestos correspondientes y presentar la información fiscal al SAT en la declaración anual.
Para emitir recibos de nómina, las empresas pueden utilizar el portal del SAT y el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) o utilizar un software de nómina como el Sistema ONCE para agilizar el cálculo, programar los pagos, emitir automáticamente el CFDI y gestionar todos los procesos relacionados con la nómina.
¿Cómo elegir al mejor proveedor de soluciones de nómina?
Un proveedor de soluciones de nómina en México debe cumplir con certificaciones como:
- ISAE 3402. Estándar de seguridad para garantizar la confidencialidad de la información de los procesos de trabajo.
- SOC tipo I. Estándar de seguridad en los controles financieros internos para prevenir o detectar errores, además de preservar la confidencialidad de los datos.
- SSAE 18. Estándar de auditoría de actividades y rendición de cuentas para garantizar que la información financiera sea precisa y confiable.
Conoce el Sistema ONCE de Nomitek
El Sistema ONCE es un software de nómina desarrollado por la empresa mexicana Nomitek con el respaldo de IBM en infraestructura y seguridad de la información. Es un sistema 100% parametrizable que cuenta con altos estándares de seguridad y confidencialidad en el manejo de información. Además, es escalable por lo que permite manejar grandes volúmenes de empleados y empresas simultáneamente.
Este sistema permite automatizar el proceso de cálculo de pago, retención de impuestos, además de variables como las horas extra y comisiones. Se integra con el ERP o CRM que maneje la empresa para que la información fluya y se retroalimente, garantizando el control total de la nómina y el cumplimiento con todos los ajustes de ley.
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