Nómina a prueba de auditorías: una guía para el éxito

Una correcta gestión de nómina no solo es garantía de cumplimiento legal, también es clave para optimizar los procesos internos y preparar a la empresa para una auditoría. Lamentablemente, muchas empresas subestiman la importancia de tener un sistema de nóminas eficiente, seguro y automatizado, pero un pequeño error puede desencadenar una cadena de problemas que pongan en riesgo a la organización.

Errores en los cálculos, incumplimientos legales y falta de documentación son solo algunos problemas que pongan en riesgo a tu empresa. Por ello, hoy en el blog de Nomitek te contaremos cómo evitar esas situaciones y gestionar tu nómina para mantenerla a prueba de cualquier auditoría. ¡Comencemos!

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¿Qué es una auditoría de nómina?

Una auditoría de nómina es una revisión minuciosa de los registros y procesos de cálculo de nómina de una empresa. A través de esta revisión se detectan errores como cálculos incorrectos de pago, falta de documentación, clasificación errónea de empleados, prestaciones e incumplimiento de regulaciones. Al identificar y solucionar estas irregularidades, se previenen problemas mayores, se optimizan los procesos y se fortalece la confianza de los empleados.

Su principal objetivo es asegurar que cada pago sea correcto y cumpla con las leyes laborales y fiscales vigentes. Por ello, se recomienda realizarlas de forma periódica para prevenir fraudes, mejorar la eficiencia en los procesos de nómina, reducir costos y minimizar el riesgo de sanciones.

Cómo se realizan las auditorías de nómina: paso a paso

La auditoría de nómina se realiza de forma interna o por un auditor externo contratado por la empresa para asegurar que los procesos se hayan realizado de forma correcta. En general, los pasos a seguir son:

Verificación de la información de los empleados

El auditor debe verificar la información de los colaboradores: nombre completo, RFC, CURP, dirección, código postal, número de seguridad social del IMSS (NSS), entre otros. Para ello, las empresas suelen utilizar la Constancia de Situación Fiscal, ya que contiene información oficial.

Datos como un NSS incorrecto puede causar problemas en la declaración de impuestos y posibles sanciones para la empresa.

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Salario y registros de tiempo

El siguiente punto a revisar es la tarifa salarial de los empleados: el salario base de cotización, las prestaciones y prestaciones superiores a la ley que la empresa ofrezca, como vales de despensa o caja de ahorro.

Además, es importante consultar los registros de tiempo y asistencia para determinar si los empleados han pasado más o menos tiempo que el que estipula su contrato, si se han pagado las horas extra y que se realicen correctamente los cambios en las remuneraciones.

Las discrepancias en este punto pueden indicar errores de cálculo, exceso de tiempo de trabajo o incongruencias en el salario que deban corregirse de inmediato. Por ejemplo, un empleado que recibe un ascenso, pero que su salario no se actualiza en consecuencia, o bien, que no se realicen las actualizaciones correspondientes al salario mínimo.

Análisis de cumplimiento fiscal

El siguiente paso es revisar que las retenciones se hayan realizado correctamente y que los impuestos se paguen en tiempo y forma a las autoridades correspondientes. Además, es importante revisar que los empleados tengan la clasificación correcta como asalariados, asimilados a salarios o contratistas independientes.

Análisis de las prestaciones

El auditor debe revisar que las contribuciones de seguridad social, Infonavit, Afore y otros beneficios sean pagadas en tiempo y forma. Además, los empleados deben darse de alta con su salario real para evitarles problemas a largo plazo.

Por ejemplo, un empleado dado de alta con un salario menor tendrá dificultades para acceder a un crédito de vivienda y su fondo de ahorro para la vejez será significativamente más bajo que lo que hubiera ahorrado de haber sido registrado correctamente.

Además, esta práctica genera desconfianza en los empleados, quienes pueden denunciar a la empresa ante la STPS, lo que da lugar a multas y sanciones.

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Descubre cómo el Sistema ONCE puede ayudarte

El software de nómina de Nomitek, el poderoso Sistema ONCE es una solución integral para la gestión de nóminas, ya que ofrece una serie de funcionalidades que pueden simplificar y optimizar el proceso de auditoría, garantizando mayor precisión y eficiencia.

El sistema permite almacenar la información de los empleados, llevar un registro detallado de los pagos, hacer el cálculo de nómina automáticamente, emitir recibos de nómina, generar reportes detallados y cumplir con las normas en materia laboral y fiscal.

Todos los procesos del Sistema ONCE de Nomitek son auditados por KPNG y  partners estratégicos e independientes que realizan auditorías en materia fiscal, financiera y de recursos humanos para garantizar que nuestros servicios de maquila de nómina y ASP o renta del sistema de nómina se lleven a cabo correctamente.

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