¿Por qué resguardar sus CFDI de nómina?

Los recibos electrónicos de nómina o conocidos generalmente como Comprobante Fiscal Digital por Internet de nómina (CFDI nómina), son aquellos certificados que reflejan la validez y legalidad de todos los procesos transaccionales que ocurren en el momento de pagar el sueldo y todos los pagos extras y deducciones dentro de su salario; muchas empresas se han decantado por implementar este nuevo sistema digital y han abandonado el archivo impreso que se usaba hasta entonces.

Esto ha traído muchas ventajas para las empresas, como el ahorro en papel e impresiones, la capacidad de automatizar procesos, la eficiencia productiva, ecológica y económica; y obviar la necesidad de tener un archivo establecido en el que guardar toneladas de documentos que incluyen los recibos del servicio de timbrado de nómina; no obstante, aunque ya no se realice este proceso de manera manual y no existan comprobantes físicos, aún es necesario almacenarlos en algún lugar.

Y es que en general los recibos del cálculo de nómina que se emiten ante el SAT son documentos de suma relevancia en las organizaciones, no son documentos simples que dejan de tener validez después de un tiempo, incluso un recibo emitido hace diez años es importante en la actualidad, puesto que, aparte de servir como control del flujo de dinero, son necesarios dentro del sistema de tributación mexicano.

Por lo que, si es de esas personas que no acostumbran a tener un registro de sus recibos de nómina, este artículo es para usted, pues le enseñaremos los puntos para los que es conveniente tener ese archivo de manera digital; además, le mostraremos cómo, gracias al sistema Nomitek usted tiene la posibilidad de acceder a un sistema completamente basado en la nube y en donde tendrá la capacidad de potenciar su nómina y todo lo relacionado a ella.

Comprobación fiscal ante las autoridades

Una factura electrónica es aquel documento que logra registrar todos los movimientos económicos entre dos, o más personas, y la empresa, siendo uno de los más importantes y destacados aquel relacionado a la nómina; al guardar esos datos en algún servidor, usted estará en la capacidad de tener comprobantes que en algún momento llegue a necesitar y de esa manera verificar que efectivamente esa transacción económica ocurrió, algunos ejemplo de cuando puede llegar a necesitar este tipo de comprobantes es:

• Cuando a un empleado no le ha llegado el pago de la nómina y cree que la empresa es la que no ha pagado.
• Cuando un exempleado demanda a la empresa por supuestos retrasos en los pagos de nómina.
• Cuando el SAT solicita los comprobantes para verificar información de orden fiscal.

Además del pago del salario, en estos recibos digitales se puede referenciar los pagos obligatorios que se deben hacer, por ejemplo, el pago del seguro social, los aportes a pensión, el pago de horas extra, y por otro lado, los descuentos que se deban realizar, como las multas o los préstamos con la empresa que se deben descontar del salario base.

Comprobar el estado financiero de la empresa

Si en su empresa no se guardan esos recibos, el equipo de contabilidad no va a conocer exactamente cuánto dinero se invirtió en la nómina y por ende no logrará conocer el estado financiero de la empresa; tener estos datos representados en el CFDI nómina, almacenados apropiadamente, va a generar que ocurran vacíos económicos y descuadres en el sistema contable, por lo que es importante conocer estas cifras exactas.

Además, conocer cuánto dinero se va en el pago de los empleados va a determinar si se está invirtiendo allí más dinero del que se es capaz de producir o menos del que se tiene proyectado, y de esta forma determinar si se debe recortar el personal o si es factible, económicamente, abrir una convocatoria para contratar nuevo personal.

Contribuye al país

Para el SAT es muy importante verificar la legalidad de los pagos que se realizan en la nómina, esto debido a que es importante asegurar que las empresas están pagando apropiadamente a los empleados y no están ocurriendo casos de injusticia o explotación laboral; a partir de esto, el SAT puede determinar qué empresas son legales y cuales no, consiguiendo a su vez una mejora significativa en la calidad del trabajo que se oferta en México.

¿Cómo tener el CFDI nómina archivado?

Actualmente, Nomitek no incluye dentro de su servicio un mecanismo de almacenaje digital para los recibos, no obstante, los sistemas ONCE web y ONCE V2, le otorgan a usted la facilidad de emitir el CFDI nómina de manera organizada y sin ningún error tipográfico, lo que facilita que usted pueda almacenarlos fácilmente por apellidos, años, meses o cualquier otro sistema de organización de su preferencia.

Para esto, sólo debe emitir sus CFDI nómina con el sistema de Nomitek, al cual puede acceder rápidamente a través del número (55) 4122 2600 o el correo informacion@nomitek.com.mx, donde atenderemos todas sus dudas.