¿Por qué se tienen que timbrar los CFDI de nómina?

Desde el año 2013 en México se aprobaron los cambios fiscales en donde se incluían los timbrados de nómina, que tenían como objetivo lograr un mayor control sobre los ingresos que obtienen las personas físicas, de manera que se tuviera un mayor conocimiento sobre los impuestos que se recaudan por conceptos de retenciones a sueldos y salarios. En la actualidad, con la actualización del CFDI, es cada vez más fácil para las empresas y los empleados.

Sin embargo, aun son muchas las empresas y trabajadores que no conocen los beneficios y el motivo para timbrar los CFDI de nómina sólo saben que es una obligación de los empleadores expedir los recibos de pago de los salarios y prestaciones con las mismas características que tienen los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, es por ello por lo que a continuación les hablaremos sobre este timbrado, los beneficios y el porqué debe llevarse a cabo.

Día con día son cada vez más los contribuyentes que llevan a cabo, como parte de sus obligaciones fiscales, la emisión de las facturas electrónicas, aunque de igual manera tienen otros beneficios por las emisiones del CFDI, como el tener una mayor eficiencia, lo que permite más rapidez en la cobranza al automatizar los diversos procesos administrativos, así como la integración de información contable a los sistemas de cada empresa, por lo que las empresas también esperan tener estos beneficios al momento de generar el timbrado de nómina para los recibos de sus empleados.

Sin embargo antes de ello deben conocer que es timbrar una nómina. De forma más elemental, el timbrar una nómina es informar a el Servicio de Atención Tributaria (SAT) que el recibo de nomina se ha creado y brindándole la información que contiene, como los pagos efectuados y en qué conceptos se llevaron a cabo, los finiquitos y la liquidación, bonos, retenciones, entre otros; con la finalidad de solicitar que sea autorizada por la institución tributaria.

Debido a esto, todas las empresas y empleadores del país tienen la obligación de timbrar cada uno de los recibos de nómina que generan y entregarlos a sus trabajadores a través de un Proveedor Autorizado de Certificaciones (PAC), cumpliendo los requisitos de cualquier otro Comprobante Fiscal Digital por Internet.

El pago de salarios también es uno de los conceptos por los cuales se deducen impuestos en México, es por ello por lo que Hacienda busca tener un mayor control al respecto, por lo que el SAT toma la información que se genera en los recibos de nómina para regular los pagos del Seguro Social y el Infonavit.

Con toda esta información, el encargado de la contabilidad electrónica de sus empresas podrá establecer lo que deben deducir ante Hacienda, pero únicamente podrán ser deducidos los egresos que cuenten con los timbrados de nómina, así como su respectivo Certificado Fiscal Digital por Internet, es por este motivo por lo que la responsabilidad del timbrado de la nómina para los recibos recae esencialmente en el empleador y las empresas.

¿Cómo implementar recibos de nómina CFDI?

La emisión de un recibo de nómina timbrado junto con su comprobante fiscal digital por internet es una terea relativamente sencilla; lo primero que tienen que hacer es comprobar que su PAC cuente con la opción para emitir recibos de nómina CFDI, puesto que los sistemas más básicos lo manejan como un complemento, posteriormente deben relacionar los elementos principales que están involucrados en los recibos de nómina.

Cada trabajador recibe un pago diferente, por lo que el análisis de los elementos debe ser personalizado para identificar de forma detallada los datos que le corresponden a cada uno, así como los datos que pueden repetirse o tener relación con varios recibos, como las percepciones, las deducciones, incapacidad y las horas extras. Una vez establecidos los datos, se puede realizar la emisión del comprobante.

Es de suma importancia que tengan en cuenta que, de acuerdo con la reglamentación del SAT, las empresas sólo cuentan con un máximo de tres días después de realizado el pago para timbrar los recibos de nómina, de lo contrario estos gastos no podrán ser deducidos en su próxima declaración fiscal, y para cada pago debe emitirse un comprobante, es decir, si una empresa paga su nómina de forma quincenal, entonces debe contar con dos recibos timbrados al mes por cada empleado.

Como mencionamos, cada uno de los recibos de nómina deberán ser procesados mediante un PAC, en la actualidad existen más de 70 entre los que pueden elegir, y ya que el recibo de nómina se convertirá en un CFDI, el PAC debe incluir el Complemento Fiscal de Recibo de Nómina, el cual integra la siguiente información: versión, registro patronal, número de empleado, CURP, tipo de régimen, número de seguridad social, fecha de pago, fecha inicial del pago, fecha final de pago, número de días pagados, departamento, CLABE, banco, fecha de inicio de relación laboral, antigüedad, puesto, tipo de contrato, tipo de jornada, periodicidad del pago, salario base cotización aportaciones, riesgo del puesto, salario diario integrado, percepciones, deducciones, incapacidades y horas extra.

Que su empresa cumpla con sus obligaciones fiscales es fundamental para tener una contabilidad sana y evitar sanciones y auditorias por parte del SAT, que puedan afectar su economía y la reputación de su negocio, es por ello por lo que realizar el timbrado de nómina de sus empleados es una tarea que deben llevar a cabo con premura. Una de las opciones para que las empresas faciliten esta tarea es contar con el servicio de proceso de cálculo de nómina.

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