Preguntas frecuentes sobre el CFDI nómina

Las empresas, sin importar su tamaño, en la actualidad deben emitir un CFDI nómina como comprobante del pago a cada uno de sus trabajadores. A pesar de que su emisión se volvió obligatoria desde hace varios años, aún hay muchas preguntas que tienen los contribuyentes, por ello, en esta ocasión les vamos a hablar sobre las preguntas frecuentes sobre el complemento de nómina para el CFDI, para que puedan utilizarlo mejor y evitar inconvenientes en el futuro.

¿Es obligatorio utilizar los campos condicionales en el CFDI de nómina?

Los campos condicionales del CFDI deben informarse siempre que se aplique de acuerdo con las obligaciones del patrón, que se determinan según su giro empresarial, el tipo de contratación del empleado y el formato de pago, así como la información que se proporciona en otros campos del comprobante fiscal.

Por ejemplo, el dato del CURP en el Nodo Emisor, que corresponde al CURP del empleador, se debe informar sólo en caso de que sea una persona física. En caso de las personas morales, no es necesario llenar estos campos.

¿Cómo se registran los préstamos otorgados a los empleados?

Es común que las empresas realicen préstamos a los empleados que se cargan a su nómina y se descuentan de manera automática mes con mes. En este caso, para ingresarlo como dato en los CFDI de nómina deben reportarlo en la sección de Otros Pagos, que se registra con la clave 999. Es decir, pagos distintos a los listados y que no son considerados como un ingreso por sueldos, salarios o ingresos asimilado.

¿Cómo se debe registrar el campo de Cuenta Bancaria cuando se les paga a los empleados la nómina a dos cuentas?

Algunos empleados suelen tener dos cuentas bancarias en las que se les deposita la nómina por diversos motivos. En caso de que esto suceda, deben añadir la cuenta bancaria en la que se deposita la mayor cantidad de dinero; la segunda cuenta no debe ser registrada en el recibo de nómina.

¿Hay que expedir el CFDI de nómina si el trabajador está en “incapacidad sin goce de sueldo” y el patrón no realiza el pago?

Algunas incapacidades no tienen goce de sueldo, por lo que no es obligación del patrón realizar algún tipo de pago. En caso de que no paguen al trabajador, no es necesario emitir un CFDI con el complemento de nómina. Si realizan un pago, a pesar de no ser obligatorio, se debe emitir el CFDI correspondiente.

¿Cuál es el método de pago que se debe utilizar en el CFDI nómina?

Al emitir un CFDI se debe indicar los métodos de pago, ya sea por tarjeta, en efectivo o transferencia bancaria. Sin embargo, cuando se utiliza el complemento de nómina no es necesario, sólo debe señalarse “NA” (No aplica). Esto se debe a que los métodos de pago de nómina varia de manera significativa, inclusive dentro de una misma empresa. Por ejemplo, a su equipo de producción le pueden pagar en cheque o transferencia bancaria, mientras que a los empleados se les paga en efectivo.

¿Es obligatorio utilizar el nodo “HorasExtra”?

Las horas extras de sus empleados deben indicarse en el CFDI nómina, se pueden agregar en la clave 019. Se colocan en las percepciones y se deben indicar la cantidad de horas trabajadas, pero es importante que las cantidades de horas extras no superen las establecidas por la ley.

¿Cómo se reporta el reintegro, devolución o cantidades descontadas al trabajador por concepto de viáticos entregados que no se utilizaron?

En caso de que sus trabajadores realicen viajes de negocios, las empresas suelen reintegrarles los viáticos como una devolución o en algunos casos deben realizarse descuentos si se les da el capital con anterioridad. En los casos de las devoluciones a los trabajadores, se deben agregar en el CFDI de nómina en la clave de Tipo de Deducción/Otros, mientras que los reintegros que se realizan directamente al patrón no deben reportarse en el CFDI.

¿Qué deben hacer al contratar un nuevo trabajador?

Al ingresar un nuevo empleado, es necesario dar de alta a sus trabajadores en su PAC para realizar los timbrados de nómina, y para esto hay que tener los siguientes datos del trabajador:

• Es requisito que se valide su alta ante el SAT, de lo contrario, los CFDI no podrán emitirse.
• Nombre del trabajador. Se debe evitar el uso de abreviaturas en los nombres para no generar un conflicto al momento de emitir el comprobante.
• Número de seguridad social. Es obligación del patrón dar de alta al trabajador ante el IMSS y reportar los pagos y deducciones en el CFDI.
• Fecha de ingreso.
• Fecha d pago de la nómina. Cada que se realiza un pago se debe emitir un CFDI. Se pueden realizar de manera semanal, quincenal o mensual, de acuerdo con los periodos de pago.
• Forma de pago. Efectivo, en cheque o transferencia bancaria.
• Salario diario. Se calcula a partir del pago mensual dividido entre los días trabajados.

¿Si son personas físicas, deben emitir CFDI de nómina?

Si tienen una pequeña y mediana empresa o un negocio como personas físicas, además cuentan con empleados bajo el concepto de nómina, es necesario la emisión del CFDI correspondiente. Siempre que obtengan ingresos por los siguientes conceptos, deben utilizar el complemento de nómina:

• Actividades empresariales y profesionales.
• Actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas y pesqueras.
• Otorgan los conceptos mínimos a los trabajadores establecidos en la Ley Federal del Trabajo.
• Realizan el pago de sueldos y salarios de manera semanal o quincenal.

La emisión del CFDI nómina es una obligación fiscal, y en caso de no cumplirla pueden ser candidatos a multas y sanciones por parte del SAT. Por ello, es importante tener una adecuada administración de su nómina y el pago que le hacen a sus trabajadores. Si no cuentan con el personal y tiempo necesario, en Nomitek somos la empresa líder en México en soluciones de nómina, administración, contabilidad, RR. HH. y responsabilidad social. Comuníquense con uno de nuestros asesores para que les brindemos un servicio personalizado que se adapte a las necesidades de su negocio.