Preguntas frecuentes sobre el Servicio Especializado del Proceso de Nómina de nómina

Muchas empresas desean ahorrar tiempo, por lo que solicitan el respaldo de empresas que se encarguen de las labores relacionadas con la nómina. Se trata de una excelente opción y de alta confiabilidad que favorece la productividad empresarial para que los líderes se enfoquen en los giros de su negocio y ahorren recursos en la gestión por cuenta propia de los pagos al personal, beneficios inherentes a su desempeño y deducciones. Si desean contratar una empresa de Servicio Especializado del Proceso de Nómina, pero tienen dudas al respecto, consideren las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre este servicio.

¿En qué consiste?

Comencemos con lo más básico. En el mundo empresarial se define al Servicio Especializado del Proceso de Nómina como la tercerización o subcontratación de una empresa especializada para que efectúen algunas actividades, que desean cubrir las partes contratantes. Lo más común en nuestro país es que subcontraten servicios para realizar labores de departamento de contabilidad, recursos humanos y administración. Se trata de un servicio lícito y regulado por las leyes de nuestro país, además, los contratantes tienen el respaldo de las autoridades correspondientes, que verifican que se use adecuadamente. Tiene la finalidad de incrementar la productividad y rendimientos de las empresas.

El Servicio Especializado del Proceso de Nómina es un servicio de empresas externas que se encargan de todo lo relacionado con los pagos de nómina. Se trate de la mejor opción para los líderes que no tienen suficiente tiempo para efectuar labores administrativas o emprendedores que deseen ahorrar personal de contabilidad y recursos humanos. Es conveniente también para pymes que no pueden permitirse errores costosos en material de contabilidad y desean alta precisión.

¿Qué servicios integra?

Pueden ser variados, por tal motivo es importante buscar una compañía que ofrezca servicios acordes a sus necesidades, además, que proporcione confianza para que efectúe sus actividades según las leyes. Los que comúnmente ofrecen son los siguientes:

• Registro y control de incidencias del personal.
• Cálculo, pago y dispersión de la nómina conforme los periodos señalados por el cliente, ya sean semanales, quincenales o mensuales, sin importar el esquema de contratación como nómina, honorarios profesionales o asimilables a sueldo. Todo ello con base en un software de nómina.
• Cálculo de procesos especiales de pago como comisiones, incentivos, vacaciones, primas vacacionales, prejubilación, finiquitos y otros pagos que forman parte del salario del personal.
• Cálculo y presentación de contribuciones entre otros movimientos como altas, bajas, incapacidades, etcétera ante instituciones como SAT, IMSS, INFONAVIT y SAR con ayuda de un software de nómina
• Asesorías detalladas en material fiscal y contable.
• Contratación de trabajadores.
• Rentabilización de la administración de recursos humanos y nómina.
• Asesoría legal que posibilita relaciones laborales estrictamente operativas con el personal y manejo por tercero de la cuota patronal, que proporciona blindaje legal ante auditorías del IMSS.

¿Cómo funciona? ¿Hay anomalías que deben conocerse?

Cuando una empresa recurre a la tercerización tiene que proporcionar información básica de sus empleados, para que con base en ella se calculen sus pagos de nómina con ayuda de un software de contabilidad. El Servicio Especializado del Proceso de Nómina puede ser por periodos breves o largos y tiene el fin de brindar mejores servicios para el personal.

Según la Asociación Mexicana del Capital Humano, si bien hay miles de empresas que se dedican a la tercerización, solo algunas están dadas de alta ante dicha asociación, lo que significa que solo pocas cumplen con los estándares establecidos que implican las auditorias fiscales y legales.

Hay una intranquilidad actual en el mundo empresarial y ante el nuevo gobierno del país, debido al posible fin del servicio, ya que durante algunos años se realizaba de forma inadecuada, de modo que los contribuyentes evadían cargos de seguridad social y fiscales.

Al momento en que una empresa de Servicio Especializado del Proceso de Nómina se encarga de administrar la nómina de otra empresa tiene dos opciones: contratar a los trabajadores con las prestaciones de ley y declarar ante hacienda su salario completo, con la correspondiente contribución a la seguridad social y pago de impuesto o simular que proporcionan menores sueldos de los que realmente dan para ahorrar impuestos y contribuciones para sus clientes.

Se trata de acciones poco honestas que es importante que eviten, por lo que deben acercase a empresas que eviten prácticas corruptas y tenga certificados como ISO 37001: 2016. Si bien existe la Norma Mexicana de Certificación Servicio Especializado del Proceso de Nómina PROY-NMX-R-086-SCDI-2016, cuando sea publicada en el Diario Oficial de la Federación para entrar en vigor, todos los negocios de Servicio Especializado del Proceso de Nómina tendrán que registrarse ante el IMSS y SAT para prestar servicios, además, realizar contratos laborales y emitir facturas conforme a la Ley Federal del Trabajo.

¿Qué diferencias hay entre Servicio Especializado del Proceso de Nómina y administración de nómina?

Ambos son consideración como externalización o subcontratación de servicios, sin embargo, presentan algunas diferencias. Los expertos señalan que el Servicio Especializado del Proceso de Nómina remplaza o elimina la carga de los departamentos de contabilidad y recursos humanos y se encarga de calcular y procesar la nómina de las empresas, lo que elimina esta actividad rutinaria, que es molesta para empresas que manejan nóminas semanales con altos volúmenes, además, mejora los tiempos y recursos al usar personal especializado que efectúa pagos oportunos y precisos.

El Servicio Especializado del Proceso de Nómina puede cubrir, dependiendo de la empresas, procesos necesarios ante instituciones como Hacienda, IMSS e INFONAVIT, mediante la proporción de información derivada del proceso de nómina, lo que disminuye el riesgo de multas, recargos y pagos innecesarios.

La administración de nómina, por otra parte, realiza el proceso completo, desde la búsqueda, selección, contratación y gestión del personal, además, integra los servicios especializados del cálculo de nómina. La diferencia fundamental entre ambas es que la administración de nómina es más completa y permite que las empresas eviten actividades como contratación y reclutamiento, capacitación constante, revisión de salarios, manejo de vacaciones, etcétera. Hay empresas que incluyen ambos servicios bajo el rótulo de Servicio Especializado del Proceso de Nómina, por lo que es importante que soliciten información detallada sobre lo que ofrecen.

¿Qué ventajas ofrece?

Ofrece los siguientes beneficios:

• Reducción y control de costos al reducir la rotación de personal dedicado al proceso de nómina.
• Asegurar pagos correctos de nómina con las deducciones y descuentos requeridos.
• Las empresas de Servicio Especializado del Proceso de Nómina utilizan un sistema de nómina certificado para los procesos de nómina.
• Las empresas de Servicio Especializado del Proceso de Nóminapueden personalizar sus servicios conforme los requerimientos de sus clientes.
• Optimizar la toma de decisiones.
• Proporcionan máquila de nómina que es un servicio que cobra cada vez más fuerza.

Si consideran que la subcontratación de nómina es lo que necesitan, contacten a nuestros expertos de Nomitek a través de la línea (55) 4122 2600 o visiten nuestras oficinas en Insurgentes Sur #107, Col. Juárez, alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México.