Cómo es el proceso de validación de CFDI por concepto de nómina

En publicaciones anteriores en el blog de Nomitek hemos presentado las principales características de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet CFDI, de las ventajas que tiene la facturación electrónica sobre el esquema anterior y de las vías mediante las cuales se pueden expedir facturas debidamente certificadas.

En esta ocasión hablaremos de los comprobantes fiscales digitales que los patrones están obligados a entregar a sus empleados por cada recibo de nómina según el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el Código Fiscal de la Federación (CFF), y del proceso de validación de tales comprobantes mediante la certificación con proveedores autorizados de certificaciones (PAC).

Como es sabido, desde que en el 2014 el Sistema de Administración Tributaria reglamentara como obligatoria la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet CFDI, el esquema de facturación pasó a ser electrónico y toda nómina tendría que presentarse precisamente a través de un comprobante electrónico Según lo establecido en la nueva Ley de ISR en su artículo 99, los patrones de cualquier empresa deben expedir y hacer entrega de dichos comprobantes a los empleados que reciben pagos por la prestación de sus servicios, por salarios y otras prestaciones. Por tanto, por cada recibo de nómina los empleadores deben entregar un comprobante fiscal digital, mismo que debe encontrarse debidamente timbrado con un Proveedor Autorizado de Certificación que haya verificado previamente que los comprobantes cumplan con los requisitos establecidos por el SAT.

Los plazos para la emisión de CFDI de nómina varían según el número de trabajadores, de entre tres a once días hábiles a partir de la fecha en que se realicen los pagos. Sin embargo, es necesario tener en consideración que para que un Comprobante Fiscal Digital por Internet sea válido tiene que encontrarse debidamente certificado y contar con un folio asignado por proveedores de certificación, que en un tiempo no máximo de 72 horas valide que el documento cumpla con las características establecidas por el SAT.

En Nomitek ofrecemos el servicio de soluciones electrónicas para la emisión de facturas electrónicas de nómina, y nos ajustamos a lo dispuesto dentro del marco legal para que nuestros clientes logren cumplir con los requisitos establecidos por el Sistema de Administración Tributaria. Según esto, los contribuyentes tienen que hacer entrega a sus empleados del formato de los comprobantes fiscales de manera electrónica en XML, o bien una representación impresa del formato electrónico de la factura de nómina y su recibo de nómina correspondiente. La información que debe contener este formato incluye folio fiscal, RFC del empleador y RFC del empleado.

Ahora bien, para la validación de los comprobantes fiscales digitales por internet de nómina que han sido expedidos, es necesario hacer uso del servicio de proveedores autorizados de certificación. El proceso de validación tiene como finalidad garantizar que se cumplan todos los requerimientos de deducibilidad de los pagos por nómina o conceptos asimilados, y que toda la información que se ve reflejada en las facturas electrónicas coincida con la información de la nómina y con los registros contables.

El primer paso para la validación es revisar la información general necesaria para generar los CFDI’s, es decir nombre, RFC, CURP y NSS del trabajador, nombre, RFC, registro patronal, riesgo del puesto y lugar de expedición del patrón. Una vez verificada esta información se procede a revisar los agrupadores. Antes de emitir facturas electrónicas por concepto de nómina, es de gran importancia confirmar que los conceptos están agrupados correctamente según lo establecido en el catálogo emitido por el SAT, pues de lo contrario los comprobantes fiscales digitales por internet no serán válidos.

El tercer paso en el proceso de validación de comprobante fiscal digital por internet es en sí la emisión del comprobante, revisando que el número total de facturas emitidas sea igual al número de trabajadores procesados en la nómina. Después se envían los comprobantes al proveedor de autorizado de certificación para que realice su timbrado. En el timbrado es necesario revisar que todos los comprobantes emitidos sean timbrados correctamente y que para cada uno de ellos se genera un archivo XML y un archivo PDF válido. Conviene revisar que los archivos no presenten errores, pues en ocasiones se encuentran en blanco o las representaciones gráficas no contienen el código bidimensional.

Finalmente se tiene que revisar que el neto de nómina corresponda al total de comprobantes emitidos, considerando el total de percepciones en especie y dinero menos el impuesto retenido y otras deducciones, razón por la que pueden existir variaciones, en particular cuando las nóminas se pagan en conceptos en especie, como es el caso de pagos con vales.

Una vez que se han hecho todas las revisiones y la validación correspondiente se procede a su envío, el cual por lo regular se hace vía correo electrónico, y para ello la empresa encargada del servicio de emisión de comprobantes fiscales digitales por internet por concepto de nómina revisa que todos los empleados tengan una cuenta de correo electrónico asignada, y que todos reciban exclusiva y únicamente la factura que le corresponde en formato XML y PDF, en caso de lo contrario tendrá que encargarse de realizar las correcciones correspondientes.

La emisión de los comprobantes debe hacerse en un lapso máximo de tres días hábiles después del pago de remuneraciones en empresas con hasta 50 trabajadores; en hasta cinco días hábiles en empresas de 51 a 100 trabajadores; en un tiempo máximo de siete días hábiles cuando la empresa tiene entre 101 y 300 trabajadores; en empresas de 301 a 500 trabajadores el tiempo de emisión de facturas electrónicas por concepto de nómina no debe hacerse en un plazo mayor a nueve días; las empresas que tienen más de 500 trabajadores tienen hasta once días hábiles para cumplir con la emisión de CFDI de nómina.

Para finalizar es importante mencionar que el SAT actualiza constantemente las versiones de los comprobantes fiscales digitales que solicita, por lo que es necesario mantenerse al pendiente de las actualizaciones de requerimientos y guías que publican en su sitio web. Recuerden que existen herramientas para agilizar la tarea de emisión de facturas electrónicas y en Nomitek ponemos a su disposición nuestros servicios de soluciones electrónicas para todo tipo de CFDI por concepto de nómina. Contáctenos para conocer a mayor detalle nuestros servicios, para nosotros será un placer atenderles.