¿Qué debe tener un CFDI nómina?

La implementación del Comprobante Fiscal por Internet de nómina (CFDI nómina) ha estado acompañada de un sinfín de ventajas para los empleadores y proveedores de nómina, ya que permite que la facturación se lleve a cabo de mejor manera, más automatizado e incluso con un mayor apoyo al medio ambiente ya que no se debe imprimir cada recibo por separado sino que se realiza un único paquete digital con diversos archivos XML que contengan los recibos de los pagos correspondientes.

No obstante, para las empresas nuevas o que ya llevaban un buen tiempo con el anterior sistema de facturación admitido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), realizar la maquila de nómina se convertía en una tarea ardua y que llevaba una amplia cantidad de datos, que en muchas ocasiones llegaban a resultar confusos, incomprensibles y que de no manejarlos a la perfección podían desembocar en errores fatales para la compañía.

En este sentido, surgieron diversos proveedores de nómina como Nomitek, que buscaban darles la oportunidad a las empresas de ingresar a un nuevo sistema que día tras día exigía que fuera implementado en cada proceso de nómina de todas empresas, pequeñas, medianas y grandes, por lo que los empleadores y personal de recursos humanos no debieron preocuparse nunca más por llevar a cabo procesos complejos y estar pendiente de cada dato que se debía colocar.

Sin embargo, para que los empleadores puedan conocer exactamente los datos que se colocan y puedan analizar que son los adecuados antes de pagar la nómina cada quincena o mes a sus empleados, vamos a presentarles muy brevemente los datos que deben ser implementados en el archivo XLS que genera el CFDI nómina y al final le mostraremos cómo hacer para que Nomitek le ayude a tenerlos en regla frente a las autoridades tributarias.

¿Qué archivos debe contener esta factura electrónica?

Este archivo se debe emitir tanto a las autoridades federales, al empleado y al empleador, con el fin de que todos puedan verificar que se encuentra en perfecto estado y que el pago se está realizando de la mejor manera según lo establece la ley tributaria, por ende, debe tener datos tanto del empleado como de la empresa; así funcionará también como prueba de relación comercial entre ambas partes y supervisada por el SAT.

Datos del empleador

Dentro de los datos del empleador o empresa se deben incluir los siguientes datos:

• Nombre y RFC de la empresa: Estos datos funcionarán para identificar legal y tributariamente a la entidad que está efectuando el pago, ya que el RFC (Registro Federal de Contribuyentes) identifica a todo sujeto tributario en el sistema.
• Registro Patronal o del IMSS: Esto funciona para verificar que el empleador si cumple con sus obligaciones ante el seguro social, a través del cual se registran sus altas, bajas y modificaciones salariales según sea el caso, además de otros datos relevantes.
• El tipo de régimen fiscal al que se encuentra adscrita.

Datos del empleado

• Nombre y RFC.
• CURP: La Clave Única de Registro de Población ayudará a identificar claramente la persona a la que se le está realizando el pago.
• Área en la que trabaja: Este dato se usa con el fin de identificar si se le está devengando el valor correspondiente según su labor.

Adicional a esto se debe tener en cuenta los datos referentes a su situación laboral que, entre otras cosas, va a definir el salario exacto, en estos encontramos los siguientes:

• Número de días que se pagan: Este número variará dependiendo de la manera de pago y los días que el trabajador debe cumplir con sus labores.
• Fecha de ingreso a la empresa.
• Tipo de contrato.
• Jornada: puede ser diurna, nocturna e incluso mixta y los valores del pago dependerá en gran medida de esto.
• Forma de pago: si se hará en efectivo, a través de cheque o transferencia bancaria.
• Horas extra: Las cuales se sumarán a su salario base.
• Suma de las percepciones.
• Suma de las deducciones.
• Incapacidades: Estas deben estar respaldadas por certificados emitidos por entidades médicas autorizadas.
• Salario diario y salario diario más prestaciones.
• Total a pagar.

Finalmente se debe tener una firma electrónica válida fiscalmente para que sirva de comprobante de aprobación del CFDI nómina.

Sabemos que estos datos parecen pocos, pero serán muchos datos si se toma en cuenta que es un recibo por cada empleado, además, de que todos deben ser perfectos, o de otro modo se incurrirá en fallas que le pueden costar tiempo e incluso dinero, si lo que quiere es seguridad, contáctese con Nomitek, quien hará por usted todo el procedimiento de CFDI nómina de manera íntegra, profesional y tecnológica para que no exista ningún tipo de fallo.