¿Qué es la contabilidad por medios electrónicos y qué ventajas proporciona?

De forma breve, la contabilidad electronica hace referencia a la labor de llevar registros, entre otros documentos con el respaldo de medios electrónicos, también hace referencia a su emisión, supervisión y preparación por parte de autoridades con competencia. Actualmente las empresas fungen mediante medios digitales por ello buscan a personas con conocimientos íntegros en cuanto a contabilidad y finanzas se refiere. En el caso mexicano, se ha asimilado tal término para designar a la obligación de emitir por parte de contribuyentes a través de canales electrónicos y de forma mensual, datos al Servicio de Administración Tributaria (SAT) en relación a aspectos financieros. Tal obligación abarca a las personas morales como físicas, las cuales en función de la legislación llevan a cabo labores de contabilidad.

Ahora bien, en relación al pago de los impuestos, éste ha mostrado una evolución vinculada con el concepto del gobierno electrónico, que se comprende como la utilidad que hace la administración pública de las TI’s (tecnologías de la información) con el fin de cambiar información con las industrias, los ciudadanos, entre otros rubros gubernamentales, y cuya finalidad es propiciar el mejoramiento de la atención pública así como la eficiencia interna. Con respecto a nuestro país, el SAT, es decir aquella dependencia en cuyo cargo están las recaudaciones, ha subido y digitalizado una gran variedad de trámites obligatorios para los contribuyentes, algunos ejemplo de tales trámites son la liberación de los comprobantes fiscales por internet conocida como CFDI, y la contabilidad por medios electrónicos.

El uso de las tecnologías de la información conlleva implícitamente una lucha por disminuir las evasiones, asimismo, ha contribuido y fomentado el cumplimiento de las recaudaciones, por lo que no es nada raro que hace apenas 2 años, en el 2015, el SAT rompió record gracias a la implementación de los trámites electrónicos: la cifra logró casi los dos billones quinientos mil pesos. Tal modalidad no sólo ha logrado satisfacer las necesidades de aquellas empresas que desean que sus procesos de contabilidad se automaticen sino también se ha vuelto de forma paulatina para los causantes en una obligación de naturaleza tributaria. Es indispensable hacer una diferencia entre el concepto de la contabilidad electronica de la noción de las emisiones de tal modalidad contable. Con respecto a ésta última, los servicios contables se encargan de emitir información a través de ciertos formatos que el Servicio de Administración Tributaria determina, mientras que el primer concepto se refiere a las labores de contabilidad que se efectúan en sistemas informáticos, mas son mantenidas en el interior de las organizaciones que las realizan.

Hasta aquí ha sido abordada de forma general dicha modalidad contable, mas ahora hablaremos sobre los beneficios implicados en su adopción. Dicha modalidad está aún lejos para muchas organizaciones que se resisten a implementar las TI’s en sus actividades, mas con las ventajas que a continuación enlistaremos, seguramente cambiarán de opinión:

• Posibilita ahorros. Por medio de la generación de libros de contabilidad de forma digital, es posible el ahorro de costos considerables tanto en impresiones como en su producción. Otra ventaja bastante notable es que permite ahorros en cuanto espacio de almacenamiento se refiere, y por ello no se gastará mucho en papel (sin duda un aspecto que vale la pena enfatizar).
• Permite un eficiente control de los archivos. De igual modo que las facturaciones con firmas digitales, el control de los documentos a través de las tecnologías de la información es bastante sencillos, asimismo, pueden disponer de ellos con mayor rapidez. Cabe añadir que los usuarios podrán gestionar sus archivos contables de forma personal o asignar tal labor a otros sin inconvenientes.
• Variadas maneras de resguardar con eficiencia los datos contables. El manejo de los datos puede realizarse de variadas maneras con ayuda de las tecnologías de la información, por ejemplo, con el respaldo de la nube o de los dispositivos de almacenamientos. Es muy importante que sean conocidos los beneficios y desventajas que cada sistema ofrece de modo que puedan seleccionarse los más idóneos a las exigencias y necesidades particulares de cada organización. Con nosotros, Nomitek hallarán los mejores servicios de contabilidad electronica tan sólo contáctennos y pregunten por ellos.
• Recuperación de las inversiones realizadas. Es obvio que es necesario la inversión cuando se pasa de un sistema convencional de contabilidad a uno electrónico, mas pasados unos meses, dicha inversión es recuperada y con creces. Si se comparan ambos sistemas, se descubrirá que es más conveniente a la larga prescindir de personal contable (cuyos salarios son muy altos).
• Confidencialidad y alta seguridad de los datos fiscales. De igual manera que las facturaciones electrónicas, los servicios de contabilidad por TI’s integran elevadas medidas de seguridad con la finalidad de garantizar el resguardo de la información de sus usuarios. Con los sistemas de contabilidad electronica son encriptados los datos para su envío y recepción del SAT. De tal manera es posible garantizar la tranquilidad de cada usuario, manteniendo los documentos lejos de la vista de otros.
• Facilidad en la ejecución de procesos de índole fiscal. La contabilidad convencional hace que las personas realicen trámites de modo personal lo cual implica el transportarse a otros sitios y realizar filas largas. Sin embargo, con la contabilidad por medios electrónicos todo ello se elimina, haciendo los trámites más sencillos.

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