¿Cómo debe realizarse el cálculo de nómina?

Uno de los aspectos más importantes dentro del trabajo es el sueldo o salario que un trabajador percibe como retribución por sus servicios; el factor económico puede ser decisivo para que una persona acepte o rechace un trabajo, para que realice sus actividades a gusto o para que se sienta poco valorado cuando no percibe un salario adecuado a sus funciones o necesidades.

Dentro de las empresas, es indispensable que exista un área de Recursos Humanos, con expertos encargados en el cálculo de nómina con base en las aptitudes, funciones a realizar, horas de trabajo y también considerando los aspectos fiscales como las retenciones y prestaciones al trabajador.

Hoy en el blog de Nomitek les contamos cómo se calcula la nómina en las empresas mexicanas.

Como decíamos anteriormente, las empresas suelen contar con un área especializada en el cálculo nominal y en el pago de salarios y de impuestos, ya que cuando ocurren errores en dichos procesos las consecuencias suelen ser revisiones por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT), lo que puede ocasionar conflictos tanto a la empresa como al trabajador.

Antes que nada, debemos definir la periodicidad de pago del trabajador, con base en su puesto de trabajo; para los empleados de oficina, asalariados y demás, se recomienda el pago semanal o quincenal, mientras que los trabajadores freelance o independientes, que no tienen un contrato con una empresa y pueden ofrecer sus servicios sin acudir a una oficina ni cumplir con horarios impuestos por un patrón, pueden recibir pagos mensuales o por proyecto.

También es importante definir si los pagos al trabajador serán libres de impuestos o no; en el caso de las empresas formales, registradas como personas morales y con la necesidad de presentar declaraciones de impuestos, se requiere que contraten personal que cuenten con el Registro Federal de Contribuyentes o RFC para contratarlos y emitirles sus pagos y facturas de cada mes, con las debidas retenciones y pagos de impuestos. En el caso de los freelance, pueden emitirse pagos como asimilados a salarios, recibos de honorarios o recibirse facturas como proveedores de servicios, por ejemplo cuando recibimos un diseño.

Por su parte, los comercios no formales y que no pagan impuestos, tampoco emitirán facturas a sus empleados; sin embargo no podrán ofrecerles prestaciones como seguridad social.

Una vez definida la periodicidad del pago, debemos definir el sueldo mensual y diario para cada empleado, tomando en cuenta el número de horas a trabajar y las funciones a realizar. Si decidimos pagar a los empleados por semana o por quincena, debemos dividir el monto salario mensual entre 30 para obtener el salario diario y posteriormente lo multiplicaremos por la cantidad de días trabajados.

El cálculo de impuestos es otro de los puntos fundamentales dentro del cálculo de nómina, pues es indispensable para cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa o negocio.

• Cálculo de Impuesto Sobre la Renta (ISR)

Para calcular las retenciones de ISR podemos revisar las tablas del SAT para el año en curso, lo que determinará el porcentaje que debe descontarse al trabajador; este descuento en nómina se realiza con base en el salario, es decir, a los trabajadores que ganan un salario más alto, se les descuenta más.

• Retenciones del Instituto Mexicano del Seguro Social

Las empresas suelen proteger la salud de sus trabajadores mediante el Instituto Mexicano del Seguro Social, IMSS, con el cual los protegen de los riesgos ocupacionales. Para calcular el monto de retención por este concepto, se debe tomar en cuenta las tablas que proporciona el IMSS para realizar los pagos mensuales del trabajador.

Además del IMSS existen otras opciones de seguridad social o de salud por las que pueden optar las empresas; algunas buscan seguros particulares que ofrecen atención médica en hospitales privados, por lo que las retenciones podrían ser más altas.

• Descuentos adicionales a la nómina

Existen otros conceptos que pueden ocasionar retenciones o deducciones en la nómina, por ejemplo:

• Los créditos Infonavit: Para que el trabajador pueda adquirir una casa propia o solicitar préstamos para construir y remodelar su hogar actual, mediante pagos que se descuentan de su salario mes con mes.
• Anticipos de salarios: Algunas empresas brindan anticipos de salarios a empleados en situaciones de crisis, como el fallecimiento de un familiar cercano o un accidente, por lo que pagará su deuda poco a poco con descuentos a su salario.
• Préstamos personales: Un punto similar al anterior, con la diferencia de que los préstamos pueden ser por montos más grandes y con plazos de pago más largos que el de los anticipos de salarios.
• Otras deducciones: Algunas empresas brindan prestaciones como cajas de ahorro, Afore, préstamos para adquisición de mobiliario (en trabajadores freelance, principalmente), pago de uniformes, entre otros que deben considerarse cabalmente.

Adicionalmente a estas retenciones, también se debe considerar el pago por prima vacacional, por horas extras o por laborar en días de asueto; el reparto de utilidades y el aguinaldo son derechos del trabajador, que las empresas deben cumplir para mantener finanzas saludables, relaciones adecuadas con sus empleados y evitarse multas o sanciones por parte de las autoridades si alguno de los empleados llegara a presentar una queja.

Actualmente podemos encontrar programas especializados para calcular la nómina de forma automática, así como software para programar y gestionar los pagos a los trabajadores, que permiten agilizar los procesos empresariales y cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales ante el SAT, pero también con los pagos al trabajador.

Si buscas la mejor solución para el cálculo de nómina en Nomitek podemos ayudarte; llámanos y cuéntanos más sobre las necesidades de tu negocio y nosotros te contaremos sobre las soluciones que traemos para mejorar tu negocio.