Software de nómina y satisfacción laboral, ¿Cuál es su relación?

¿Te has puesto a pensar en la importancia de mantener satisfechos a los colaboradores de tu negocio? Tener colaboradores contentos de inmediato se refleja en mayor atención a los clientes, ya que un empleado feliz es amable, productivo y creativo, mientras que un empleado estresado y que no está a gusto con su trabajo se vuelve irritable, flojo y pierde la concentración constantemente. Una de las formas de mantener satisfechos a los colaboradores es con una adecuada gestión de la nómina y los beneficios que acompañan el salario, como los seguros de gastos médicos mayores, el pago de horas extras que se hayan laborado, los días de vacaciones, el aguinaldo y el reparto de utilidades, sin olvidarnos de la puntualidad en la emisión de los pagos, tal como sea la periodicidad indicada en el contrato.

Cuando estos elementos se encuentran presentes en una empresa, los colaboradores se sienten apreciados y bien remunerados; lo que se asemeja en un sentimiento de retribución ante el lugar para el que prestan sus servicios; sin embargo al contar con un departamento de nómina sin la tecnología de un software de nómina, se corre el riesgo de cometer errores, de que haya retrasos en los pagos o errores en conceptos de salarios, retenciones o impuestos, por lo que implementar un software para el área de nómina tendrá un impacto positivo a mediano y largo plazo.

En las empresas, los retrasos o errores en la administración, en el control de inventarios o en los pagos de facturas son frecuentes, incluso muchas empresas atraviesan por periodos de bonanza y de carencias, sin embargo el retraso en el pago de la nómina es una situación que los empleados no pueden darse el lujo de tolerar, ya que todos ellos trabajan arduamente para obtener una retribución que les permita alimentar a su familia, pagar sus gastos y tener un nivel de vida adecuado; una empresa puede verse en serios problemas con sus colaboradores cuando se presentan problemas con sus pagos, ya sea un retraso o un error en la cantidad, ya sea que les depositen menos o más dinero que el de su salario, pues si se les deposita más, es probable que al detectarse el error se realice un ajuste y el siguiente mes se les descuente el excedente.

Hoy en día los procesos de facturación y contabilidad electrónica han provocado que la nómina también se vuelva digital, ya que es necesario emitir un Comprobante Fiscal Digital vía Internet, o bien el CFDI, por concepto de salarios, el cual es deducible de impuestos y todos los comprobantes deben ser presentados en la declaración de ingresos que corresponda al contribuyente o empleador.

Al contar con un  software de nómina, la empresa puede digitalizar sus recibos y programar cada uno de los pagos que serán emitidos a sus colaboradores, sin invertir un exceso de tiempo o de recursos para ello, ya que desde que se da de alta a un nuevo colaborador en el sistema se registrarán sus datos: nombre completo, RFC, matrícula del seguro social, número de cuenta bancario, monto de salario, Impuesto Sobre la Renta, entre otros datos, pero lo más importante es que se puede programar el pago del empleado, de modo que se realice el depósito el día estipulado del mes y que se genere automáticamente el recibo correspondiente para ser timbrado y resguardado en la base de datos de la empresa, sin que exista la posibilidad de que se presenten errores humanos en el proceso.

Para evitar los errores y buscar la satisfacción del trabajador debemos optar por las mejores prácticas en el proceso de pago; por ejemplo, es muy importante tener al especialista adecuado en el área de nómina, pues muchas veces el área de Recursos Humanos es la indicada, y si bien este departamento lucha por los derechos del trabajador y conoce los lineamientos del contrato, puede no tener los conocimientos contables y fiscales que se requieren para la gestión de la nómina. Lo más recomendable es que tanto el área contable como la de RRHH trabajen en equipo para un adecuado manejo del personal y del salario, para asegurarse de que los impuestos, las retenciones y declaraciones se realizarán en tiempo y forma, evitando tener problemas con el SAT, por lo que se requiere de cálculos correctos, revisiones periódicas y ajustes necesarios al contrato conforme vayan cambiando tanto las condiciones del trabajador en la empresa, como las condiciones que fija la autoridad fiscal.

El papel del software de nómina es indispensable, ya que permite definir procesos de nómina más claros, evitando los cálculos incorrectos que deriven en auditorías o penalizaciones del SAT, pues se establecen desde un inicio las prestaciones de ley, las primas vacacionales, la seguridad social y/o el Infonavit; por otro lado se puede dar de alta a cada colaborador con base en sus características de contrato, la forma en como será parte del reparto de utilidades, la fecha en que ingresó a trabajar a la empresa, entre otros datos que son de gran importancia para llevar un perfecto control.

El cálculo de impuestos, así como el del pago del IMSS se realizan con base en el salario del trabajador, y deben actualizarse conforme a los aumentos de sueldo y ajustes que se den a conocer a través del Código Fiscal de la Federación; al contar con un software especializado nos respaldaremos en un proveedor que se mantenga al día con las actualizaciones fiscales, y que ajuste sus sistemas ante cada nueva modificación, por lo que podemos estar tranquilos a sabiendas de que siempre cumpliremos tanto con el SAT como con nuestros empleados.

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