Ventajas del CFDI en comparación con el anterior esquema de facturación

Desde que en el año 2014 el Servicio de Administración Tributaria (SAT) volviera obligatoria la emisión de comprobantes fiscales de manera electrónica (CFDI), se incrementó la demanda de servicios de apoyo a los contribuyentes para cumplir con esta obligación fiscal. En su momento, la medida causó inconformidades en un gran número de personas y continúa siendo motivo de problemas, principalmente para quienes por falta de información tienen dificultades para adaptarse a este nuevo esquema de facturación, sin embargo ofrece muchas ventajas, y en esta ocasión, en Nomitek presentaremos los principales beneficios de la facturación electrónica y cuáles son las opciones disponibles para poder emitirlas conforme lo establecido en la ley.

Una factura, como es bien sabido, es un documento que tiene como finalidad comprobar la venta o compra de un bien o servicio y legalmente debe contener información de quien presta tal bien o servicio y de quien lo adquiere. Su emisión se hace para constar que la operación comercial se llevó a cabo, y ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un requerimiento de los contribuyentes en el proceso de declaración de impuestos, pues es mediante las facturas que comprueban en qué gastaron sus ingresos.

De manera tradicional las facturas se emitían impresas en papel y para comprobar su validez incluían información específica sobre el particular o empresa que vendía o compraba el servicio, es decir, de las dos partes involucradas en la transacción, especificar el tipo de producto o servicio de compra o venta, su precio, el total de piezas adquiridas y los impuestos aplicables por la compra o venta. Bajo este esquema de facturación, los contribuyentes tenían que presentar todas las facturas recabadas por periodo al momento de hacer su declaración mensual y anual, pues como ya mencionamos, son necesarias para la comprobación de gastos y el cálculo de los impuestos a pagar. Si bien fue un esquema utilizado durante mucho tiempo tenía sus desventajas, siendo la principal el tener que almacenar y ordenar todas las facturas acumuladas y mantenerlas en buen estado para que no perdieran su validez, algo que podría resultar complicado pues los papeles impresos pueden dañarse con facilidad, sin mencionar las probabilidades de perder los comprobantes y el espacio necesario para almacenarlos.

Con lo anterior en mente y buscando implementar un esquema de facturación que permitiera ahorrar tiempo, recursos y esfuerzo, a partir del 2011 el SAT comenzó a implementar cambios para dar el paso a la era digital. Fue entonces cuando aparecieron las primeras facturas electrónicas para la declaración de impuestos, las que cumplen exactamente la misma función que las facturas convencionales impresas que acabamos de describir, pero que resultan mucho más seguras y prácticas. Las facturas electrónicas, conocidas como CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) permiten al SAT tener un mejor control sobre la información y al mismo tiempo ayudan a los contribuyentes a agilizar el proceso de declaración de impuestos. Desde el momento en que su uso se implementó se identificaron grandes ventajas en comparación con el esquema de facturación anterior y fue precisamente por ello que el SAT reglamentó su uso convirtiéndose en obligación de quienes ofrecen productos y servicios y de quienes los adquieren, realizar el proceso para comprobar la transacción llevada a cabo, esto mediante la emisión de un comprobante fiscal digital por internet.

Entre las principales ventajas del nuevo esquema de facturación electrónico encontramos una mejoría en la eficiencia del proceso de emisión de comprobantes fiscales ya que no se requiere de la intervención manual necesaria para las facturas impresas. Los costos de emisión de facturas también se ve reducido ya que no se gasta en papel, impresión ni almacenamiento, tampoco en consumibles para impresoras, fotocopiadoras ni faxes, se eliminan los gastos de envíos por mensajería, el gasto de sobres, sellos y de folders y cajas para almacenar los comprobantes. Otra ventaja muy importante es que la seguridad de los documentos es mayor.

Gracias a que las facturas electrónicas se generan con códigos de seguridad especiales e incluyen una firma electrónica certificada, es prácticamente imposible falsificar una factura, protegiendo así tanto al SAT como a los contribuyentes. Por otra parte, la emisión de comprobantes fiscales electrónicos permite ahorrar tiempo al generarse de manera muy rápida y por entregarse en cuanto están listos a su destinatario. En lo relacionado con procesos de declaración y auditoría se reducen esfuerzos y todo se vuelve mucho más sencillo pues se puede acceder a la información fácilmente desde cualquier computadora con conexión a internet. Finalmente otra ventaja del esquema de facturación digital es que es amigable con el ambiente, pues no se emplea papel ni sobres ni se hace uso de tintas ni tóner, que tanto por su fabricación como por su uso emiten contaminantes a la atmósfera.

Si bien, este sistema novedoso ofrece muchos beneficios, como mencionamos al inicio de esta publicación, a muchos contribuyentes les ha resultado particularmente complicado adaptarse a él pues no se encuentran familiarizados con las herramientas requeridas para emitir facturas electrónicas. En realidad se trata de un proceso bastante sencillo y sólo es necesario tramitar un Certificado de Sello Digital (CSD) con tu Firma Electrónica Avanzada (FIEL) desde el sitio web oficial del SAT. Cuando tengan listo el CSD para la facturación electrónica pueden optar por emplear las herramientas que el SAT dispone de manera gratuita para expedir comprobantes fiscales electrónicos por internet, utilizar la aplicación móvil del SAT “Mis cuentas”, o bien, contratar los servicios de un proveedor de comprobantes autorizado que emita recibo de CFDI.

En el caso específico de requerir expedición de CFDI nómina, recomendamos hacer uso de la última opción a través del servicio de una empresa como Nomitek que se encargue de verificar el cumplimiento de todos los requerimientos establecidos legalmente por el Servicio de Administración Tributaria. En Nomitek somos líderes en soluciones de nómina, contabilidad, recursos humanos y responsabilidad social así como en soluciones electrónicas de la más alta calidad para satisfacer las exigencias de nuestros clientes.

Para conocer más acerca de nuestro servicio de CFDI, no duden en ponerse en contacto con nosotros para solicitar información detallada, en Nomitek con gusto los atenderemos y los asesoraremos en la elección de la solución que se adapte mejor a sus necesidades.